Excel haina uwezo wa usimamizi wa data wa programu za hifadhidata zinazohusiana kama vile SQL Server na Microsoft Access. Inachoweza kufanya, hata hivyo, ni kutumika kama hifadhidata rahisi inayojaza mahitaji ya usimamizi wa data.
Katika Excel, data hupangwa kwa kutumia safu mlalo na safu wima katika lahakazi. Kipengele cha jedwali hurahisisha kuingiza, kuhariri na kuendesha data.
Maagizo haya yanatumika kwa matoleo ya Excel 2019, 2016, 2013, 2010, na Excel kwa Microsoft 365.
Sheria na Masharti ya Hifadhidata: Rekodi na Sehemu
Hifadhidata ni mkusanyiko wa taarifa zinazohusiana zilizohifadhiwa katika faili moja au zaidi za kompyuta. Mara nyingi data hupangwa katika majedwali kwa njia ambayo inaweza kusasishwa, kupangwa, kusahihishwa na kuchujwa kwa urahisi.
Hifadhi hifadhidata rahisi, kama vile Excel, huhifadhi maelezo yote kuhusu somo moja katika jedwali moja. Hifadhidata za uhusiano, kwa upande mwingine, zina majedwali mengi huku kila moja ikiwa na habari kuhusu mada tofauti, lakini zinazohusiana.
Rekodi
Katika istilahi ya hifadhidata, rekodi huhifadhi taarifa au data zote kuhusu kitu kimoja mahususi kwenye hifadhidata. Katika Excel, kila seli katika lahakazi ina kipengee kimoja cha habari au thamani.
Viwanja
Kila kipengee cha maelezo katika rekodi ya hifadhidata, kama vile nambari ya simu au nambari ya mtaa, inajulikana kama uga. Katika Excel, seli mahususi za lahakazi hutumika kama sehemu, kwa kuwa kila seli inaweza kuwa na taarifa moja kuhusu kitu.
Majina ya Viwanja
Ni muhimu kupanga hifadhidata ili uweze kupanga au kuchuja data ili kupata taarifa mahususi. Kuongeza vichwa vya safu wima, vinavyojulikana kama majina ya sehemu, hurahisisha kuweka data kwa mpangilio sawa kwa kila rekodi.
Mfano Hifadhidata
Katika picha iliyo hapo juu, kila mwanafunzi ana safu mlalo tofauti katika jedwali ambayo ina maelezo yote yanayopatikana kuwahusu.
Kila kisanduku katika safu mlalo ni sehemu iliyo na taarifa moja. Majina ya sehemu katika safu mlalo ya kichwa husaidia kuhakikisha kuwa data inasalia ikiwa imepangwa kwa kuweka data yote kwenye mada mahususi, kama vile jina au umri, katika safu wima sawa kwa wanafunzi wote.
Zana za Kusimamia Data za Excel
Zaidi ya hayo, Microsoft ina zana kadhaa za data ili kurahisisha kufanya kazi na idadi kubwa ya data iliyohifadhiwa katika jedwali la Excel na kusaidia kuiweka katika hali nzuri.
Kutumia Fomu kwa Rekodi
Moja ya zana hizo ni fomu ya data. Unaweza kuitumia kutafuta, kuhariri, kuingiza au kufuta rekodi katika majedwali yaliyo na hadi sehemu au safu wima 32.
Fomu chaguo-msingi inajumuisha orodha ya majina ya sehemu kwa mpangilio ambayo yamepangwa kwenye jedwali, ili kuhakikisha kuwa watumiaji wanaingiza rekodi kwa usahihi. Karibu na kila jina la sehemu kuna kisanduku cha maandishi cha kuingiza au kuhariri sehemu mahususi za data.
Ingawa inawezekana kuunda fomu maalum, kuunda na kutumia fomu chaguo-msingi mara nyingi ndicho kinachohitajika.
Ondoa Rekodi Nakala za Data
Tatizo la kawaida katika hifadhidata zote ni hitilafu za data. Kando na makosa rahisi ya tahajia au sehemu zinazokosekana za data, rekodi za nakala za data zinaweza kusumbua kadiri jedwali la data linavyokua kwa ukubwa.
Zana nyingine ya data ya Excel inaweza kutumika kuondoa rekodi hizi rudufu - ama nakala kamili au sehemu.
Kupanga Data katika Excel
Kupanga kunamaanisha kupanga upya data kulingana na sifa mahususi, kama vile kupanga jedwali kwa kialfabeti kwa majina ya mwisho au kwa mpangilio wa matukio kutoka kongwe hadi mdogo zaidi.
Chaguo za kupanga za Excel ni pamoja na kupanga kwa uga moja au zaidi, upangaji maalum, kama vile tarehe au saa, na kupanga kwa safu mlalo ambayo huwezesha kupanga upya sehemu katika jedwali.
