Wataalamu wengi hutumia barua pepe za kujibu kiotomatiki nje ya ofisi kuwafahamisha wateja na wafanyakazi wenza kuhusu kutokuwepo kwao na kutoa maelezo ya mawasiliano wanapokuwa mbali.
Inaonekana kama jambo la kuwajibika kufanya, lakini sivyo, lazima. Majibu ya kiotomatiki nje ya ofisi yanaweza kuwa hatari kubwa ya usalama. Majibu ya nje ya ofisi yanaweza kufichua kiasi kikubwa cha data nyeti kukuhusu kwa yeyote atakayekutumia barua pepe ukiwa haupo.
Mfano wa Jibu la Pamoja Nje ya Ofisi
Nitakuwa nje ya ofisi katika mkutano wa XYZ huko Burlington, Vermont, wakati wa wiki ya Juni 1-7. Ikiwa unahitaji usaidizi wowote kuhusu masuala yanayohusiana na ankara wakati huu, tafadhali wasiliana na msimamizi wangu, Joe Somebody kwa 555-1212. Iwapo unahitaji kunifikia wakati sipo unaweza kunifikia kwenye kisanduku changu kwa nambari 555-1011.
Bill Smith - Makamu Mkuu wa Uendeshaji - Widget [email protected]
Ingawa ujumbe ulio hapo juu unaweza kuwafaa wengine, unaonyesha habari nyingi ambazo zinaweza kuwa nyeti kwa wengine. Wahalifu au wavamizi wanaweza kutumia data hiyo kwa mashambulizi ya uhandisi wa kijamii.
Mfano wa jibu la nje ya ofisi hapo juu unampa mshambulizi:
Maelezo ya Sasa ya Mahali
Kufichua eneo lako husaidia washambuliaji kujua ulipo. Ukisema uko Vermont, basi wanajua kuwa hauko nyumbani kwako huko Virginia. Huu utakuwa wakati mzuri wa kukuibia. Ikiwa ulisema ulikuwa kwenye mkutano wa XYZ (kama Bill alivyofanya), basi wanajua pa kukutafuta. Pia wanajua kuwa hauko ofisini kwako na kwamba wanaweza kuzungumza na kuingia ofisini kwako wakisema kitu kama:
"Bill aliniambia nichukue ripoti ya XYZ. Alisema ilikuwa kwenye meza yake. Je, unajali nikiingia ofisini kwake na kuinyakua?" Katibu mwenye shughuli nyingi anaweza tu kumruhusu mtu asiyemfahamu katika ofisi ya Bill ikiwa hadithi inaonekana kuwa ya kweli.
Maelezo ya Mawasiliano
Maelezo ya mawasiliano ambayo Bill alifichua yanaweza kuwasaidia walaghai kuunganisha vipengele vinavyohitajika kwa wizi wa utambulisho. Sasa wana anwani yake ya barua pepe, nambari zake za kazi na za simu, na maelezo ya mawasiliano ya msimamizi wake pia.
Mtu anapomtumia Bili ujumbe huku jibu lake la kiotomatiki likiwa limewashwa, seva yake ya barua pepe itamtumia jibu la kiotomatiki, ambalo linathibitisha anwani ya barua pepe ya Bill kuwa halali. Barua pepe Spammers hupenda kupata uthibitisho kwamba barua taka zao zilifikia lengo la moja kwa moja. Anwani ya Bill sasa huenda ikaongezwa kwenye orodha zingine za barua taka kama wimbo uliothibitishwa.
Mahali pa Ajira, Cheo cha Kazi, Mstari wa Kazi, na Mlolongo wa Amri
Sahihi yako mara nyingi hutoa jina lako la kazi, jina la kampuni unayofanyia kazi (ambayo pia huonyesha aina ya kazi unayofanya), barua pepe yako, simu na nambari zako za faksi. Ikiwa umeongeza "nikiwa nje, tafadhali wasiliana na msimamizi wangu, Joe Somebody" basi umefichua muundo wako wa kuripoti na safu yako ya amri pia.
Wahandisi wa kijamii wanaweza kutumia maelezo haya kwa matukio ya uvamizi wa uigaji. Kwa mfano, wanaweza kupiga simu kwa idara ya HR ya kampuni yako wakijifanya kuwa bosi wako na kusema:
Huyu ni Joe Somebody. Bill Smith yuko safarini na ninahitaji Kitambulisho chake cha Mfanyakazi na Nambari ya Usalama wa Jamii ili niweze kusahihisha fomu za kodi za kampuni yake.
Baadhi ya usanidi wa ujumbe wa nje ya ofisi hukuruhusu kuzuia jibu ili liende kwa wanachama wa kikoa chako cha barua pepe tu, lakini watu wengi wana wateja na wateja nje ya kikoa cha kupangisha kwa hivyo kipengele hiki kilishinda. usiwasaidie.
Mstari wa Chini
Badala ya kusema kwamba utakuwa mahali pengine, sema kuwa "hautapatikana." Kutopatikana kunaweza kumaanisha kuwa bado uko mjini au ofisini ukichukua darasa la mafunzo. Husaidia kuwazuia watu wabaya wasijue mahali ulipo.
Usitoe Maelezo ya Mawasiliano
Usitoe nambari za simu au barua pepe. Waambie kuwa utakuwa ukifuatilia akaunti yako ya barua pepe iwapo watahitaji kuwasiliana nawe.
Epuka Taarifa za Kibinafsi na Uondoe Kizuizi Chako cha Sahihi
Kumbuka kwamba wageni kabisa na ikiwezekana walaghai na watumaji taka wanaweza kuona jibu lako la kiotomatiki. Ikiwa kwa kawaida hungewapa watu usiowafahamu maelezo haya ya sahihi, usiyaweke kwenye jibu lako la kiotomatiki.
