Unachotakiwa Kujua
- Unda ripoti ukitumia chati: Chagua Ingiza > Chati Zinazopendekezwa, kisha uchague unayotaka kuongeza kwenye laha ya ripoti.
- Unda ripoti ukitumia majedwali egemeo: Chagua Ingiza > PivotTable. Chagua masafa ya data unayotaka kuchanganua katika uga wa Jedwali/Safu.
- Chapisha: Nenda kwa Faili > Chapisha, badilisha uelekeo kuwa Mandhari, kuongeza hadi Kutoshea Safu Wima Zote kwenye Ukurasa Mmoja, na uchague Chapisha Kitabu Kizima cha Mshiriki.
Makala haya yanafafanua jinsi ya kuunda ripoti katika Microsoft Excel kwa kutumia ujuzi muhimu kama vile kuunda chati na majedwali msingi, kuunda majedwali egemeo na kuchapisha ripoti. Maelezo katika makala haya yanatumika kwa Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, na Excel for Mac.
Kuunda Chati na Majedwali Msingi kwa Ripoti ya Excel
Kuunda ripoti kwa kawaida humaanisha kukusanya maelezo na kuyawasilisha yote katika laha moja ambayo hutumika kama karatasi ya ripoti ya taarifa zote. Laha hizi za ripoti zinapaswa kuumbizwa kwa njia ambayo ni rahisi kuchapisha pia.
Mojawapo ya zana za kawaida ambazo watu hutumia katika Excel kuunda ripoti ni chati na zana za jedwali. Ili kuunda chati katika karatasi ya ripoti ya Excel:
-
Chagua Ingiza kutoka kwenye menyu, na katika kikundi cha chati, chagua aina ya chati unayotaka kuongeza kwenye laha ya ripoti.
Image -
Kwenye menyu ya Ubunifu wa Chati, katika Kikundi cha Data, chagua Chagua Data.
Image -
Chagua laha iliyo na data na uchague visanduku vyote vilivyo na data unayotaka kuweka chati (pamoja na vichwa).
Image -
Chati itasasisha katika laha yako ya ripoti kwa kutumia data. Vijajuu vitatumika kujaza lebo katika mhimili miwili.
Image -
Rudia hatua zilizo hapo juu ili kuunda chati na grafu mpya zinazowakilisha data unayotaka kuonyesha katika ripoti yako. Unapohitaji kuunda ripoti mpya, unaweza tu kubandika data mpya kwenye laha za data, na chati na grafu husasishwa kiotomatiki.
Image Kuna njia tofauti za kuweka ripoti kwa kutumia Excel. Unaweza kujumuisha grafu na chati kwenye ukurasa sawa na data ya jedwali (nambari), au unaweza kuunda laha nyingi ili ripoti inayoonekana iwe kwenye laha moja, data ya jedwali iwe kwenye laha nyingine, na kadhalika.
Kutumia Jedwali la Pivot Kuzalisha Ripoti Kutoka kwa Lahajedwali ya Excel
Jedwali egemeo ni zana nyingine thabiti ya kuunda ripoti katika Excel. Jedwali la egemeo husaidia kuchimba data kwa undani zaidi.
-
Chagua laha iliyo na data unayotaka kuchanganua. Chagua Ingiza > PivotTable.
Image -
Katika kidadisi cha Unda Jedwali la Pivot, katika sehemu ya Jedwali/Safu, chagua masafa ya data unayotaka kuchanganua. Katika sehemu ya Mahali, chagua kisanduku cha kwanza cha lahakazi ambapo ungependa uchanganuzi uende. Chagua Sawa ili umalize.
Image -
Hii itazindua mchakato wa kuunda jedwali egemeo katika laha mpya. Katika eneo la Sehemu za Jedwali la Pivot, sehemu ya kwanza utakayochagua itakuwa sehemu ya marejeleo.
Image Katika mfano huu, jedwali hili la egemeo litaonyesha maelezo ya trafiki ya tovuti kwa mwezi. Kwa hivyo, kwanza, ungechagua Mwezi.
-
Inayofuata, buruta sehemu za data unazotaka kuonyesha data katika eneo la thamani la kidirisha cha sehemu za PivotTable. Utaona data iliyoletwa kutoka laha chanzo hadi jedwali lako egemeo.
Image -
Jedwali la egemeo hukusanya data yote ya vipengee vingi kwa kuviongeza (kwa chaguomsingi). Katika mfano huu, unaweza kuona miezi ambayo ilikuwa na maoni mengi ya ukurasa. Ikiwa unataka uchanganuzi tofauti, chagua tu kishale kunjuzi kando ya kipengee kwenye kidirisha cha Thamani, kisha uchague Mipangilio ya Sehemu ya Thamani
Image -
Katika kisanduku cha mazungumzo cha Mipangilio ya Sehemu ya Thamani, badilisha aina ya hesabu iwe yoyote unayopendelea.
Image - Hii itasasisha data katika jedwali egemeo ipasavyo. Kwa kutumia mbinu hii, unaweza kufanya uchanganuzi wowote unaopenda kwenye data chanzo, na kuunda chati egemeo zinazoonyesha maelezo katika ripoti yako jinsi unavyohitaji.
Jinsi ya Kuchapisha Ripoti yako ya Excel
Unaweza kutengeneza ripoti iliyochapishwa kutoka kwa laha zote ulizounda, lakini kwanza unahitaji kuongeza vichwa vya kurasa.
-
Chagua Ingiza > Maandishi > Kichwa na Kijachini..
Image -
Charaza kichwa cha ukurasa wa ripoti, kisha uufomati ili kutumia maandishi makubwa kuliko kawaida. Rudia mchakato huu kwa kila karatasi ya ripoti unayopanga kuchapisha.
Image -
Ifuatayo, ficha laha ambazo hutaki zijumuishwe kwenye ripoti. Ili kufanya hivyo, bofya kulia kwenye kichupo cha laha na uchague Ficha.
Image -
Ili kuchapisha ripoti yako, chagua Faili > Chapisha. Badilisha uelekeo kuwa Mandhari, na kuongeza hadi Fit Safu Wima Zote kwenye Ukurasa Mmoja.
Image -
Chagua Chapisha Kitabu Kizima cha Kazi. Sasa unapochapisha ripoti yako, ni laha za ripoti ulizounda pekee ndizo zitachapishwa kama kurasa mahususi.
Unaweza kuchapisha ripoti yako kwenye karatasi, au kuichapisha kama PDF na kuituma kama kiambatisho cha barua pepe.
