Unachotakiwa Kujua
- Ingiza data katika visanduku katika safu wima na safu mlalo ili kuunda hifadhidata msingi.
- Ikiwa unatumia vichwa, viweke kwenye kisanduku cha kwanza katika kila safu.
- Usiache safu mlalo tupu ndani ya hifadhidata.
Makala haya yanafafanua jinsi ya kuunda hifadhidata katika Excel kwa Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel for Mac, Excel for Android, na Excel Online.
Ingiza Data
Muundo msingi wa kuhifadhi data katika hifadhidata ya Excel ni jedwali. Jedwali likishaundwa, tumia zana za data za Excel kutafuta, kupanga na kuchuja rekodi kwenye hifadhidata ili kupata taarifa mahususi.
Ili kufuata mafunzo haya, weka data kama inavyoonyeshwa kwenye picha hapo juu.
Weka Vitambulisho vya Mwanafunzi Haraka
- Andika vitambulisho viwili vya kwanza, ST348-245 na ST348-246, kwenye seli A5na A6, mtawalia.
- Angazia vitambulisho viwili ili kuvichagua.
- Buruta mpini wa kujaza hadi kwenye kisanduku A13.
Vitambulisho vingine vingine vya Mwanafunzi huwekwa kwenye visanduku A6 hadi A13 kwa njia ipasavyo.
Ingiza Data kwa Usahihi
Unapoingiza data, ni muhimu kuhakikisha kuwa imeingizwa kwa usahihi. Kando na safu mlalo ya 2 kati ya kichwa cha lahajedwali na vichwa vya safu wima, usiache safu mlalo zozote tupu unapoingiza data yako. Pia, hakikisha kuwa hauachi visanduku vyovyote tupu.
Hitilafu za data zinazosababishwa na uwekaji data usio sahihi ndio chanzo cha matatizo mengi yanayohusiana na usimamizi wa data. Ikiwa data imeingizwa ipasavyo mwanzoni, programu ina uwezekano mkubwa wa kukupa matokeo unayotaka.
Safu Mlalo Ni Rekodi
Kila safu mlalo ya data katika hifadhidata inajulikana kama rekodi. Unapoweka rekodi, kumbuka miongozo hii:
- Usiache safu mlalo tupu kwenye jedwali. Hii inajumuisha kutoacha safu mlalo tupu kati ya vichwa vya safu wima na safu mlalo ya kwanza ya data.
- Rekodi lazima iwe na data kuhusu kipengee kimoja pekee.
- Rekodi lazima pia iwe na data yote katika hifadhidata kuhusu kipengee hicho. Hakuwezi kuwa na taarifa kuhusu kipengee katika zaidi ya safu mlalo moja.
Safuwima Ni Viwanja
Wakati safu mlalo katika hifadhidata ya Excel zinarejelewa kama rekodi, safu wima hujulikana kama sehemu. Kila safu inahitaji kichwa ili kutambua data iliyomo. Vichwa hivi vinaitwa majina ya sehemu.
- Majina ya sehemu hutumika ili kuhakikisha kuwa data ya kila rekodi imeingizwa kwa mfuatano sawa.
- Data katika safu lazima iwekwe kwa kutumia umbizo sawa. Ukianza kuingiza nambari kama tarakimu (kama vile 10 au 20), iendelee. Usibadilishe kidogo na uanze kuingiza nambari kama maneno (kama vile kumi au ishirini). Kuwa na msimamo.
- Jedwali lazima lisiwe na safu wima tupu.
Unda Jedwali
Data inapowekwa, inaweza kubadilishwa kuwa jedwali. Kubadilisha data kuwa jedwali:
- Angazia visanduku A3 hadi E13 katika laha kazi.
- Chagua kichupo cha Nyumbani.
- Chagua Umbiza kama Jedwali ili kufungua menyu kunjuzi.
- Chagua chaguo la rangi ya buluu ya Mtindo wa Jedwali Wastani 9 ili kufungua kisanduku cha mazungumzo cha Umbizo kama Jedwali.
- Wakati kisanduku kidadisi kiko wazi, visanduku A3 hadi E13 kwenye lahakazi vinazungukwa na mstari wa vitone.
- Ikiwa mstari wa vitone unazingira safu sahihi ya visanduku, chagua Sawa katika kisanduku cha kidadisi cha Umbizo kama Jedwali.
- Ikiwa mstari wa vitone hauzingi safu sahihi ya visanduku, onyesha fungu sahihi la visanduku kwenye lahakazi kisha uchague Sawa katika kisanduku cha kidadisi cha Umbizo kama Jedwali..
Vishale kunjuzi vinaongezwa kando ya kila jina la sehemu, na safu mlalo za jedwali zimeumbizwa kwa kupishana kwa mwanga na bluu iliyokolea.
Tumia Zana za Hifadhidata
Baada ya kuunda hifadhidata, tumia zana zilizo chini ya vishale kunjuzi kando ya kila jina la sehemu ili kupanga au kuchuja data yako.
Panga Data
- Chagua kishale kunjuzi karibu na sehemu ya Jina la Mwisho.
- Chagua Panga A hadi Z ili kupanga hifadhidata kwa alfabeti.
- Baada ya kupangwa, Graham J. ndiye rekodi ya kwanza kwenye jedwali, na Wilson R ndiye wa mwisho.
Chuja Data
- Chagua kishale kunjuzi karibu na sehemu ya Mpango.
- Chagua kisanduku cha kuteua karibu na Chagua Zote ili kufuta visanduku vyote vya kuteua.
- Chagua kisanduku cha kuteua karibu na Biashara ili kuongeza alama ya kuteua kwenye kisanduku.
- Chagua Sawa.
- Ni wanafunzi wawili pekee, G. Thompson na F. Smith wanaoonekana kwa sababu wao ndio wanafunzi wawili pekee waliojiandikisha katika mpango wa biashara.
- Ili kuonyesha rekodi zote, chagua kishale kunjuzi karibu na sehemu ya Programu na uchague Futa Kichujio kutoka " Programu."
Panua Hifadhidata
Ili kuongeza rekodi za ziada kwenye hifadhidata yako:
- Weka kielekezi chako cha kipanya juu ya kitone kidogo katika kona ya chini kulia ya jedwali.
- Kielekezi cha kipanya kinabadilika na kuwa mshale wenye vichwa viwili.
- Bonyeza na ushikilie kitufe cha kulia cha kipanya na uburute kielekezi chini ili kuongeza safu mlalo tupu chini ya hifadhidata.
-
Ongeza data ifuatayo kwenye safu mlalo hii mpya:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
Kiini C14: A.
Kiini D14: 22
Cell E14: Sayansi
Kamilisha Uumbizaji Hifadhidata
- Angazia visanduku A1 hadi E1 katika laha kazi.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Unganisha na Katikati ili kuweka kichwa katikati.
- Chagua Jaza Rangi ili kufungua orodha kunjuzi ya rangi ya kujaza.
- Chagua Bluu, Lafudhi 1 kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya usuli katika visanduku A1 hadi E1 hadi samawati iliyokolea.
- Chagua Rangi ya herufi ili kufungua orodha kunjuzi ya rangi ya fonti.
- Chagua Nyeupe kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya maandishi katika visanduku A1 hadi E1 hadi nyeupe.
- Angazia visanduku A2 hadi E2 katika laha kazi.
- Chagua Jaza Rangi ili kufungua orodha kunjuzi ya rangi ya kujaza.
- Chagua Bluu, Lafudhi 1, Nyepesi 80 kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya usuli katika seli A2 hadi E2 hadi samawati isiyokolea.
- Angazia visanduku A4 hadi E14 katika laha kazi.
- Chagua Katikati ili kupanga maandishi katika seli A14 hadi E14.
Kazi za Hifadhidata
Sintaksia: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Ambapo kitendakazi cha D ni mojawapo ya yafuatayo:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Aina: Hifadhidata
Vitendaji vya Hifadhidata ni rahisi wakati Majedwali ya Google yanatumiwa kudumisha data iliyopangwa, kama hifadhidata. Kila kitendakazi cha hifadhidata, Dfunction, hukusanya chaguo za kukokotoa sambamba kwenye seti ndogo ya safu ya seli inayochukuliwa kuwa jedwali la hifadhidata. Utendakazi wa hifadhidata huchukua hoja tatu:
- Database_arr ni masafa, mkusanyiko uliopachikwa, au mkusanyiko unaotokana na usemi wa mkusanyiko. Imeundwa ili kila safu baada ya Safu ya 1 iwe rekodi ya hifadhidata, na kila safu ni uwanja wa hifadhidata. Safu mlalo ya 1 ina lebo kwa kila sehemu.
- Field_str|num inaonyesha ni safu wima ipi (sehemu) inayo thamani za kukadiriwa. Hii inaweza kuonyeshwa kama jina la sehemu (mfuatano wa maandishi) au nambari ya safu wima, ambapo safu wima iliyo kushoto kabisa itawakilishwa kama 1.
- Criteria_arr ni masafa, mkusanyiko uliopachikwa, au mkusanyiko unaotokana na msemo wa mkusanyiko. Imeundwa hivi kwamba safu mlalo ya kwanza ina jina la sehemu ambayo kigezo (kigezo) kitatumika, na safu mlalo zinazofuata zina majaribio ya masharti.
Safu mlalo ya kwanza katika Vigezo hubainisha majina ya sehemu. Kila safu mlalo nyingine katika Vigezo inawakilisha kichujio, seti ya vizuizi kwenye sehemu zinazolingana. Vikwazo vinafafanuliwa kwa kutumia nukuu ya Hoji-kwa-Mfano na inajumuisha thamani inayolingana au opereta linganishi ikifuatiwa na thamani ya kulinganisha. Mifano ya vikwazo ni: "Chokoleti", "42", ">=42", na "42". Seli tupu inamaanisha hakuna kizuizi kwenye sehemu inayolingana.
Kichujio kinalingana na safu mlalo ya hifadhidata ikiwa vikwazo vyote vya kichujio (vikwazo katika safu mlalo ya kichujio) vinatimizwa. Safu mlalo ya hifadhidata (rekodi) inakidhi Vigezo ikiwa angalau kichujio kimoja kinalingana nayo. Jina la sehemu linaweza kuonekana zaidi ya mara moja katika safu ya Vigezo ili kuruhusu vikwazo vingi vinavyotumika kwa wakati mmoja (kwa mfano, halijoto >=65 na halijoto <=82).
DGET ndiyo chaguo pekee la kukokotoa hifadhidata ambalo halijumuishi thamani. DGET hurejesha thamani ya sehemu iliyobainishwa katika hoja ya pili (sawa na VLOOKUP) wakati rekodi moja haswa inapolingana na Vigezo; la sivyo, inarejesha hitilafu inayoonyesha hakuna mechi au mechi nyingi.
