Microsoft Access - sehemu ya ofisi ya Microsoft 365 - inatoa hifadhidata thabiti ya kiwango cha eneo-kazi ambayo haihitaji seva ili kuendesha. Fikia hifadhidata hufanya kazi kutoka kwa faili isiyobadilika kwenye diski yako kuu au ushiriki wa mtandao na hutoa zana za kisasa za kuunda majedwali, hoja, fomu na ripoti.
Masharti ya Kuanza na Muhimu ya Kufikia
Zindua Microsoft Access. Kutoka kwa kipengee cha menyu ya Unda, chagua Jedwali. Jedwali ni kitengo cha msingi cha uhifadhi katika hifadhidata. Ndani ya kitu kama jedwali, maelezo huhifadhi katika mchanganyiko wa sifa/thamani.
Haya hapa ni baadhi ya masharti muhimu unayopaswa kujua unapotumia Ufikiaji:
- Sehemu: Vipengele vya data katika jedwali linalolingana na safu wima.
- Hifadhi: Hifadhidata ni msururu wa vitu vilivyobainishwa unavyounganisha na mahusiano.
- Fomu: Sehemu ya mbele ya mchoro ambayo unaingiza taarifa kwenye jedwali.
- Maswali: Hoja hutawanya sehemu ndogo ya jedwali moja au zaidi ili kufikia seti ya kipekee ya taarifa za kuruka.
- Rekodi: Vipengele vya data katika jedwali linalolingana na safu mlalo.
- Ripoti:Yaliyomo kwenye jedwali au matokeo ya hoja. Ripoti ni muhtasari wa taarifa unaoweza kuchapishwa.
- Majedwali: Mikusanyiko yenye muundo, iliyobainishwa vyema ya sifa. Shirika la jedwali linatokana na sehemu (safu wima) na rekodi (safu).
Uhusiano wa Vitu katika Kufikia
Jedwali zote zinahusiana kupitia mfululizo wa mahusiano. Microsoft Access ni mfumo wa usimamizi wa hifadhidata unaohusiana, ambayo ina maana kwamba unatekeleza sheria zinazosimamia jinsi data katika jedwali moja inavyohusiana na data katika jedwali lingine.
Jinsi ya Kutumia Fomu katika Kufikia
Tumia fomu ili kuwezesha uwekaji rekodi kwa utaratibu kwenye hifadhidata. Fomu ni zana za picha zilizoboreshwa ili kusaidia uwekaji data. Badala ya kuongeza maelezo kwenye jedwali moja kwa moja, watumiaji wataiweka katika fomu, ambayo ni rahisi kuelekeza na kusoma.
Mstari wa Chini
Matokeo ya swali hayalingani kikamilifu na matokeo ya jedwali. Badala yake, hoja huchotwa kutoka kwa jedwali moja au zaidi kwa kutumia kanuni za hali ya juu za kuchuja na kupanga ili kurudisha matokeo kama ya jedwali yanayolisha ripoti au faili iliyopangwa ya kuhamisha.
Ripoti katika Ufikiaji
Tumia ripoti kuchukua matokeo ya swali au yaliyomo kwenye jedwali na kuunda toleo linalosomeka ambalo unaweza kuchapisha au kushiriki kwa urahisi kwenye skrini. Ripoti ni muhtasari wa yote au sehemu ya yaliyomo kwenye jedwali.
Mstari wa Chini
Microsoft Access ni zana ya mbele ya kuripoti ambayo huchota data kutoka kwa faili za majaribio, lahajedwali za Excel, hifadhidata za SQL au Azure, Microsoft Outlook, au vyanzo vingine vingi vya habari. Kwa kuleta majedwali yaliyounganishwa au vyanzo vya data vilivyoletwa, uko huru kutumia Ufikiaji kama zana ya kuuliza maswali na wakala wa kuripoti. Ufikiaji pia unaauni uchapishaji wa ripoti na data kwa hifadhidata nyingine na jukwaa la Microsoft SharePoint.
Miundo ya Kutoa katika Ufikiaji
Kwa sehemu kubwa, maelezo ndani ya hifadhidata ya Ufikiaji husalia ndani yake. Hata hivyo, maswali na ripoti husafirisha nje ya hifadhidata kwa njia safi katika Excel, maandishi wazi, XML, PDF, au umbizo la XPS. Kwa kuongeza, Access milisho ya Microsoft Outlook na orodha ya usambazaji ya Microsoft Word.
