Cha Kujua
- Kwanza, panga data katika laha moja ya Excel.
- Inayofuata, katika Word, chagua Barua > Anza Kuunganisha Barua > chagua aina. Mailings > Chagua Wapokeaji > Tumia Orodha Iliyopo 64335452 Fungua laha..
- Mwishowe, unganisha sehemu katika Neno kwa kwenda kwa Barua > Ingiza Sehemu ya Unganisha. Chagua sehemu, na ubonyeze Ingiza.
Makala haya yanafafanua jinsi ya kutumia kipengele cha kuunganisha barua katika Microsoft Word na Excel ili kuchanganya maandishi kutoka kwa hati ya Word na hati ya chanzo cha data, kama vile lahajedwali. Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, na Word 2010.
Andaa Data ya Kuunganisha Barua
Kipengele cha kuunganisha Word mail hufanya kazi kwa urahisi na data kutoka Excel. Ingawa unaweza kuunda chanzo cha data katika Word, chaguo za kutumia data hii ni chache. Iwapo una data ya orodha ya wanaotuma katika lahajedwali, si lazima kuandika tena habari hiyo kwenye chanzo cha data cha Word.
Unaweza kutumia lahakazi yoyote ya Excel katika kipengele cha kuunganisha barua pepe ya Word bila maandalizi yoyote maalum. Hata hivyo ili kuepuka hitilafu katika mchakato wa kuunganisha barua, ni vyema kupanga data katika lahajedwali.
Hakikisha kuwa mabadiliko yoyote utakayofanya kwenye lahajedwali yamekamilika kabla ya kuanza kuunganisha barua. Mara tu muunganisho unapoanza, kufanya mabadiliko yoyote kunaweza kusababisha hitilafu kwa kuunganisha barua.
Panga Data ya Lahajedwali
Panga data yako ya orodha ya wanaopokea barua pepe katika safu mlalo na safu wima. Fikiria kila safu mlalo kama rekodi moja na kila safu wima kama sehemu utakayoingiza kwenye hati yako.
- Weka Data Zote kwenye Laha Moja: Data ya orodha ya wanaopokea barua pepe unayokusudia kutumia kwa kuunganisha barua lazima iwe kwenye laha moja. Ikiwa imeenea kwenye laha nyingi, unganisha laha au ujumuishe barua nyingi. Pia, hakikisha kuwa laha zimetajwa vizuri, kwani ni lazima uchague ile unayotaka kutumia bila kuweza kuiona.
- Unda Safu Mlalo ya Kichwa: Unda safu mlalo ya kichwa kwa laha unayokusudia kutumia kwa kuunganisha barua. Safu ya kichwa ni safu mlalo iliyo na lebo zinazotambulisha data katika visanduku vilivyo chini yake. Ili kurahisisha Excel kutofautisha kati ya data na lebo, tumia maandishi mazito, mipaka ya kisanduku na uwekaji kivuli wa seli ambazo ni za kipekee kwa safu mlalo ya kichwa. Pia, hakikisha kwamba vichwa unavyochagua vinalingana na majina ya sehemu ya kuunganisha, ambayo pia yatafanya uwezekano mdogo wa makosa kutokea.
- Umbiza Data ya Nambari kwa Usahihi: Hakikisha kuwa vitu kama vile nambari za barabara na misimbo ya eneo vimeumbizwa ipasavyo kwa jinsi vinavyopaswa kuonekana mara tu uunganishaji wa barua pepe unapokamilika. Uumbizaji usio sahihi wa nambari unaweza kusababisha hitilafu katika kuunganisha.
Jinsi ya Kubainisha Orodha ya Wapokeaji wa Kuunganisha Barua
Hivi ndivyo jinsi ya kuhusisha lahakazi yako ya Excel iliyoandaliwa iliyo na orodha yako ya barua na hati yako ya Neno:
-
Katika Word fungua hati utakayotumia kama kiolezo chako cha kuunganisha barua pepe. Hii inaweza kuwa hati mpya au hati iliyopo. Chagua Barua > Anza Kuunganisha Barua.
Image -
Chagua aina ya muunganisho unaotaka kutekeleza. Chaguo zako ni
- Herufi
- ujumbe wa barua pepe
- Bahasha
- Herufi
- Directory
Ukipenda, unaweza pia kutumia Mchawi wa Kuunganisha Barua ili kuunda uunganishaji wako wa barua. Kwa mfano huu, tutapitia hatua za kuunda barua pepe ili kuunganisha sisi wenyewe.
-
Kisha, nenda kwenye kichupo cha Mailings na uchague Chagua Wapokeaji > Tumia Orodha Iliyopo.
Image - Nenda hadi na uchague faili ya Excel uliyotayarisha kwa ajili ya kuunganishwa kwa barua, kisha uchague Fungua.
-
Ikiwa Neno litakuhimiza, chagua Laha1$ > Sawa.
Ikiwa Excel yako ina vichwa vya safu wima, chagua Safu mlalo ya kwanza ya data ina vichwa vya safu wima kisanduku tiki.
Unda au Hariri Hati ya Kuunganisha Barua
Lahajedwali yako ya Excel ikiwa imeunganishwa kwenye hati ya kuunganisha barua unayounda katika Word, ni wakati wa kuhariri hati yako ya Word.
Huwezi kufanya mabadiliko kwenye chanzo chako cha data katika Excel kwa wakati huu. Ili kufanya mabadiliko kwenye data, funga hati katika Word kabla ya kufungua chanzo cha data katika Excel.
Ingiza Sehemu za Unganisha katika Hati Yako
Katika Word, chagua Mailings > Ingiza Sehemu ya Unganisha ili kuvuta maelezo kutoka lahajedwali hadi kwenye hati. Chagua sehemu unayotaka kuongeza (jina la kwanza, jina la mwisho, jiji, jimbo, au nyingine), kisha uchague Ingiza.
Angalia Hati za Kuunganisha Barua
Word haibebi uumbizaji kutoka kwa chanzo cha data wakati wa kuingiza sehemu za kuunganisha kwenye hati. Iwapo unataka kutumia umbizo kama vile italiki, herufi nzito, au pigilia mstari, ifanye katika Neno.
Unapotazama hati kwa kutumia sehemu, chagua vishale viwili kwenye pande zote za uga ambapo ungependa kutumia umbizo. Unapotazama data iliyounganishwa kwenye hati, onyesha maandishi unayotaka kubadilisha.
Mabadiliko yoyote ya umbizo yanafanywa katika hati zote zilizounganishwa, si tu hati ya kuunganisha uliyoibadilisha.
Kagua Hati Zilizounganishwa
Ili kuhakiki hati zilizounganishwa, nenda kwa Barua > Onyesho la kukagua Matokeo. Kitufe hiki hufanya kazi kama swichi ya kugeuza, kwa hivyo ikiwa ungependa kurudi kutazama sehemu pekee na si data iliyomo, bonyeza tena.
Abiri hati zilizounganishwa kwa kutumia vitufe kwenye kichupo cha Barua. Nazo ni, kutoka kushoto kwenda kulia: Rekodi ya Kwanza, Rekodi Iliyopita, Nenda Ili Kurekodi,Rekodi Inayofuata , na Rekodi ya Mwisho..
Kabla ya kuunganisha hati, zihakikishe zote, au nyingi uwezavyo, ili kuthibitisha kuwa kila kitu kimeunganishwa kwa usahihi. Zingatia sana uakifishaji na nafasi kwenye data iliyounganishwa.
Kamilisha Hati ya Kuunganisha Barua
Unapokuwa tayari kuunganisha hati, una chaguo mbili:
- Chapisha Hati: Unganisha hati kwenye kichapishi. Ukichagua chaguo hili, hati hutumwa kwa kichapishi bila marekebisho yoyote. Ili kufanya hivyo, chagua Mailings> Maliza na Uunganishe > Chapisha Hati..
- Hariri Hati za Mtu Binafsi: Iwapo unahitaji kubinafsisha baadhi ya hati au zote (mbadala ni kuongeza sehemu ya dokezo katika chanzo cha data kwa madokezo yaliyobinafsishwa) au kutengeneza nyingine. mabadiliko kabla ya kuchapisha, hariri kila hati ya mtu binafsi. Ili kufanya hivyo, chagua Mailings > Maliza na Uunganishe > Hariri Hati za Mtu binafsi
Njia yoyote utakayochagua, unaonyeshwa kisanduku cha mazungumzo ambapo unaweza kuwaambia Word kuunganisha rekodi zote, rekodi ya sasa au rekodi mbalimbali. Chagua rekodi unazotaka kuchapisha, kisha uchague Sawa.
Iwapo unataka kuunganisha masafa, weka nambari ya mwanzo na nambari ya mwisho ya rekodi unazotaka kujumuisha kwenye unganisho, kisha uchague Sawa.
