Jinsi ya Kutumia Kalenda ya Timu za Microsoft

2024 Mwandishi: Abigail Brown | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 07:02

Timu za Microsoft huangazia zana mbalimbali ili kuongeza tija na kuboresha mawasiliano kati ya wafanyakazi kwa gumzo la maandishi, simu za sauti na video, utendakazi wa kushiriki faili, rekodi za zamu mtandaoni na kalenda zake zinazoshirikiwa.

Utendaji wa kalenda iliyoshirikiwa ya Timu za Microsoft huruhusu washiriki wa kikundi kuunda mikutano moja kwa moja ndani ya programu ya Timu, kubainisha maelezo na kuongeza washiriki wengine ili sio tu waarifiwe kuhusu tukio bali waongezwe kwenye Timu zao za Microsoft zilizosawazishwa. kalenda pia.

Makala haya yanatumika kwa programu za Timu za Microsoft kwenye Windows 10, iOS, na vifaa vya Android pamoja na toleo la wavuti.

Jinsi Kalenda za Timu za Microsoft Hufanya Kazi

Timu zaMicrosoft ni zana ya ushirikiano iliyoundwa kwa ajili ya mashirika au vikundi na kwa hivyo imeundwa kwa kuzingatia kikundi, au timu. Unaweza kuingia katika kikundi cha Timu za Microsoft kwa barua pepe yako ya kawaida, lakini mara nyingi zaidi, unapewa barua pepe ya kampuni ambayo unatumia kufikia Timu na programu na huduma zingine zinazohusiana za Microsoft 365.

Programu ya Timu za Microsoft ina kalenda moja kuu ambayo imekabidhiwa kwa kikundi au shirika lako zima. Washiriki wa kikundi wanaweza kuongeza mikutano au matukio kwenye kalenda hii ambayo yanaonekana kiotomatiki kwenye kalenda kwa washiriki wengine. Watu binafsi wanaweza pia kuongezwa kwenye matukio ya kalenda au mikutano ikiwa watahitajika kuhudhuria.

Kitaalamu, kalenda iliyojengewa ndani (au chaguomsingi) inaitwa kalenda ya Kikundi huku kalenda za nje zinazoshirikiwa ndani ya Timu za Microsoft ni Kalenda zinazoshirikiwa. Masharti haya mara nyingi huchanganywa, hata hivyo, na tofauti kati yao imefifia.

Ni wazo zuri kurejelea kalenda katika Timu za Microsoft kwa majina ya kipekee badala ya kutumia Sheria na Masharti ya Pamoja au ya Kikundi ili kuzuia mkanganyiko.

Kalenda pia zinaweza kushirikiwa ndani ya Timu za Microsoft kutoka Outlook au huduma zingine za kuratibu kama vile Kalenda ya Google.

Jinsi ya Kuunda Tukio la Kalenda Inayoshirikiwa ya Timu za Microsoft

Huu ndio mchakato wa kuunda tukio, linalojulikana kama mkutano katika Timu za Microsoft, ambalo linaweza kushirikiwa na washiriki wengine wa kikundi na kuongezwa kiotomatiki kwenye kalenda ya kikundi.

Mfano huu unatumia programu ya Windows 10 Timu za Microsoft, lakini maagizo haya na menyu zinazotumika zinafanana katika matoleo mengine yote.

1. Fungua programu ya Timu za Microsoft.

2. Chagua Kalenda.

   

3. Bofya Mkutano mpya.

   

4. Chagua saa za eneo zinazofaa kutoka kwenye menyu kunjuzi iliyo juu ya skrini.

   

   Huhitaji kuwa na wasiwasi kuhusu saa za eneo ambazo washiriki wa timu yako wako katika kwani saa za mkutano wako zitawarekebisha kiotomatiki.

5. Andika jina la mkutano wako katika Ongeza sehemu ya mada.

   

6. Katika sehemu ya Ongeza wahudhuriaji wanaohitajika, andika majina ya watu ambao ungependa kuarifiwa kuhusu tukio. Mara tu unapoanza kuchapa, majina yanapaswa kuonekana kiotomatiki ili uchague.

   

   Ikiwa ungependa kushiriki tukio hili la kalenda na watu ambao hawako ndani ya kikundi chako cha Timu za Microsoft, au labda hata hutumii Timu za Microsoft, unaweza kufanya hivyo kwa kuweka anwani zao kamili za barua pepe badala ya majina yao.

   Bofya Chaguo ili kuongeza washiriki wa kikundi ambao ungependa kujua kuhusu mkutano lakini hutakiwi kuhudhuria.

   Mkutano ukishaundwa, washiriki wote walioalikwa watatumiwa mwaliko kwa anwani zao za barua pepe husika.

7. Inayofuata, bainisha saa ya kuanza na kumalizika kwa mkutano wako.

   

8. Bofya Haijirudii ili kufungua menyu na kufanya mkutano kuwa tukio la kawaida ikiwa unahitaji kujirudia. Kwa mfano, unaweza kutaka kuwa na mkutano huu kila siku ya wiki, wiki au mara moja kwa mwezi.

   

9. Bofya Ongeza kituo ikiwa mkutano wako ni mahususi wa aina fulani ndani ya usanidi wa Timu za Microsoft za kampuni yako. Kwa mfano, unaweza kutaka kuiweka ndani ya kituo cha Wasimamizi ili wale tu wanatimu wanaotumia kituo hicho wajue kuwa mkutano unafanyika.

   

   Unaweza kuacha sehemu nyingi kati ya hizi wazi ukitaka.

10. Inayofuata ni sehemu ya Ongeza eneo. Licha ya jina lake, hii si kweli kwa kubainisha eneo halisi. Badala yake, hii ni kwa ajili ya kuchagua mfumo wa Chumba unaowezeshwa na Timu za Microsoft au kifaa cha simu cha mkutano.

    Kama kampuni yako haitumii vifaa kama hivyo, huhitaji kuwa na wasiwasi kuhusu kukamilisha sehemu hii.

    

11. Katika sehemu kubwa iliyo chini ya skrini, charaza maelezo ya sehemu ya mkutano, weka maelezo ya mkutano wako, ajenda ya mkutano au ujumbe kwa waliohudhuria.

    

12. Mwishowe, bofya Tuma. Hii itaongeza tukio kwenye kalenda yako ya Timu za Microsoft na itawaalika wale ambao umeongeza. Mara tu watakapojibu, tukio litaongezwa kiotomatiki kwenye kalenda zao pia.

    

    Ikiwa hujaongeza mtu yeyote kwenye tukio, utaonyeshwa kitufe cha Hifadhi badala yake. Hii itahifadhi tukio kwenye kalenda yako ya kibinafsi ya Timu za Microsoft.

Je, Mratibu wa Kuratibu wa Timu za Microsoft hufanya nini?

Chaguo la Mratibu wa Kuratibu ambalo linaonyeshwa wakati wa kuunda mkutano katika Timu za Microsoft kwenye kompyuta ni njia mbadala ya kuunda au kubadilisha tukio. Inatumia kiolesura kinachoonekana zaidi cha mtumiaji ambacho huonyesha chaguo chini upande wa kushoto wa skrini na hukuruhusu kuchagua kipindi cha muda ukitumia kipanya chako ambacho hufanya mabadiliko kiotomatiki kuratibu.

Faida halisi ya Mratibu wa Kuratibu ni jinsi inavyoonyesha ratiba zote za washiriki wa kikundi. Hii hurahisisha kuona saa na siku ambazo kila mtu anapatikana na huondoa usumbufu wa kuwauliza washiriki wa kikundi ni wakati gani unawafaa zaidi.

Ratiba zitaonekana tu ndani ya Mratibu wa Kuratibu ikiwa zimeingizwa kwenye Timu za Microsoft na msimamizi au watumiaji wengine. Ikiwa shirika lako halitumii Timu za Microsoft kudhibiti ratiba, kipengele hiki hakitakuwa na manufaa.

Mratibu wa Kuratibu wa Timu za Microsoft ni zana ya hiari kabisa, ingawa wengine wanaweza kuipendelea badala ya chaguo-msingi la kuunda mkutano.

Jinsi ya Kukubali Mwaliko wa Kalenda ya Timu za Microsoft

Baada ya kuongezwa kwenye mkutano katika kalenda ya Timu za Microsoft, unapaswa kupokea mwaliko mara moja kupitia barua pepe.

Unapopokea barua pepe hii, bofya kiungo cha Jiunge na Mkutano wa Timu za Microsoft ili kukubali mwaliko. Programu ya Timu za Microsoft hufungua na kukuongeza kwenye tukio. Iwapo huna Timu za Microsoft zilizosakinishwa, utaulizwa kuisanikisha.

Ikiwa hujapokea mwaliko, wasiliana na mtayarishaji wa tukio ili kuhakikisha kuwa alitumia anwani sahihi ya barua pepe. Unaweza pia kutaka kuangalia folda yako ya barua taka au barua taka.

Baadhi ya huduma za barua pepe zinaweza kukuarifu kuongeza matukio haya ya Timu za Microsoft kwenye mfumo wao wa kalenda. Unaweza kufanya hivi ukipenda lakini bado utahitaji kubofya kiungo cha maandishi katika barua pepe ili kukubali mwaliko.

Jinsi ya Kutumia Kuunda na Kushiriki Tukio la Timu za Outlook

Timu za Microsoft zinahitaji akaunti ya Microsoft ili kutumia. Kwa kawaida, kampuni au shirika lako litakupa akaunti mpya ya Microsoft ambayo inaweza kutumika kufikia Timu za Microsoft na huduma mbalimbali za Microsoft Office.

Barua pepe inayohusishwa na akaunti hii ya Microsoft inaweza kutumika kuingia katika Outlook na, kwa sababu akaunti hii pia inatumiwa kufikia Timu, mikutano ya kalenda inaweza kuundwa katika Outlook na kusawazishwa kiotomatiki kwa Timu za Microsoft.

Ili hili lifanye kazi, unahitaji kuwa unatumia akaunti sawa ya Microsoft kwa Outlook na Timu za Microsoft. Kwa mfano, huwezi kutumia akaunti yako ya kibinafsi ya barua pepe ya Outlook kuunda tukio la kalenda ya kazi ya Timu za Microsoft.

Hii inaweza kufanywa kwa kutumia programu za Outlook na kupitia utumiaji wa wavuti na mchakato mzima unakaribia kufanana na jinsi unavyoweza kufanya mkutano ndani ya Timu za Microsoft kama inavyoonyeshwa hapo juu.

Ili kufikia kalenda ndani ya Outlook, bofya tu aikoni ya Kalenda iliyo chini ya menyu ya kushoto. Baada ya kalenda kufunguliwa, bofya siku ili kuanza mchakato wa kuunda tukio.

Ikiwa ungependa tukio lililofanywa katika Outlook lisajiliwe ndani ya Timu, unahitaji kuwasha swichi iliyo karibu na Mikutano ya Timu, ambayo inaweza kupatikana kando ya Tafuta chumba au eneo maandishi. Usipofanya hivyo, utendakazi wa kalenda iliyoshirikiwa ya Timu za Microsoft hautaanzishwa na tukio litakuwa tu tukio la msingi katika ratiba yako ya kalenda ya Outlook.

Jinsi ya Kushiriki Kalenda Nyingine katika Timu za Microsoft

Ingawa Timu za Microsoft zinaangazia kipengele chake cha kalenda iliyojengewa ndani, inawezekana pia kuleta kalenda za ziada kutoka Outlook, Google, au huduma nyingine yoyote ya kuratibu ambayo hutoa anwani ya wavuti inayoweza kushirikiwa kwa kalenda zake.

Hii inaweza kuwa muhimu ikiwa timu yako inatumia programu au huduma nyingine kwa ajili ya kudhibiti matukio nje ya mfumo ikolojia wa Microsoft Office.

Mfano huu unatumia Kalenda ya Google, lakini mchakato ni sawa na huduma zingine kama hizo.

1. Fungua Kalenda ya Google katika kivinjari kama kawaida.

2. Weka kishale cha kipanya chako juu ya jina la kalenda ili nukta tatu zionekane upande wa kulia wa jina lake. Bofya vidoti vitatu ili kufungua menyu.

   

3. Bofya Mipangilio.

   

4. Bofya anwani ya wavuti chini ya URL ya Umma kwa kalenda hii na ubonyeze Ctrl + Vili kuinakili kwenye ubao wako wa kunakili.

   

5. Fungua Timu za Microsoft na uende kwa kikundi au gumzo ambalo ungependa kuongeza kalenda.

   

6. Bofya ishara ya + kwenye sehemu ya juu ya skrini.

   

7. Bofya Tovuti.

   

8. Bandika anwani ya kalenda yako kwenye sehemu ya URL.

   

   Unaweza pia kuliongezea jina maalum kwa kuandika katika sehemu ya Jina la kichupo na uchague kama ungependa kutahadharisha kikundi cha nyongeza ya kalenda kwa kuteua kisanduku karibu na Chapisha kwenye kituo kuhusu kichupo hiki.

9. Bofya Hifadhi.

   

   Kalenda yako sasa itashirikiwa ndani ya Timu za Microsoft na ionekane na kila mtu ndani ya kichupo hiki kipya maalum.

Jinsi ya Kuhariri Mkutano wa Timu za Microsoft

Ili kuhariri mkutano wa Timu za Microsoft ambao umeunda au una uwezo wa kufikia, unachohitaji kufanya ni kuubofya kutoka kwenye kalenda yako ndani ya programu ya Timu za Microsoft na kufanya mabadiliko kwenye sehemu zinazofaa.

Unaweza kuongeza au kuondoa waliohudhuria, kubadilisha saa au eneo, na pia kuhariri jina na maelezo ya tukio. Hakikisha tu kuwa umebofya Tuma Sasisho ukimaliza kuhifadhi mabadiliko.

Ikiwa mabadiliko hayaonyeshwi kwako au kwa washiriki wa timu yako, jaribu kufunga programu kabisa kisha uifungue tena.

Unaweza pia kuhariri matukio ya Timu katika Outlook kwa kufungua tukio kwenye kalenda kisha kubofya Hariri.