Baada ya kujua jinsi ya kutumia chaguo za kukokotoa zisizo za moja kwa moja katika Excel, unaweza kunyakua maelezo kutoka kwa laha nyingine, safu za marejeleo zilizotajwa, na kuyachanganya na vitendaji vingine ili kuunda zana inayotumika zaidi. Inaweza kuchukua mazoezi kidogo kuelewa, lakini kwa utendakazi usio wa moja kwa moja, unaweza kufanya zaidi ya unavyoweza kufikiria.
Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Excel kwa Microsoft 365, Excel 2019, na Excel 2016.
Je, Kazi Isiyo ya Moja kwa Moja Ni Nini?
Njia isiyo ya moja kwa moja ni njia ya kubadilisha mfuatano wa maandishi kuwa marejeleo. Hiyo ni, inachukua maelezo kutoka kwa marejeleo hadi kisanduku au safu nyingine. Huunda rejeleo kutoka kwa maandishi, na haibadiliki wakati visanduku, safu mlalo au safu wima zinapobadilishwa, kuongezwa au kuondolewa kutoka kwa safu iliyotajwa. Marejeleo inayounda hutathminiwa kwa wakati halisi, kwa hivyo marejeleo huwa sahihi kila wakati kwa data inachochora.
Ikiwa hilo linatatanisha kidogo, usifadhaike. Fomula isiyo ya moja kwa moja inaweza kuwa rahisi kuelewa kwa mifano halali na kwa vitendo. Ikiwa una shaka, fuata hatua zilizo hapa chini, na hivi karibuni utaielewa.
Kutumia Utendakazi Isiyo ya Moja kwa Moja Yenye Masafa Iliyopewa Jina
Safu zilizotajwa katika Excel ni njia nzuri ya kukusanya data chini ya rejeleo moja, na chaguo la kukokotoa lisilo la moja kwa moja hurahisisha kunyakua maelezo hayo kutoka kwao. Hivi ndivyo jinsi ya kuifanya:
-
Fungua hati ya Excel iliyo na safu zilizotajwa tayari kutumika. Katika mfano wetu, tunayo maelezo ya mauzo kutoka kwa vyakula na vinywaji mbalimbali, huku pesa zinazopatikana kwa kila siku ya wiki zikikusanywa chini ya safu zilizotajwa baada ya bidhaa.
Image -
Chagua kisanduku cha visanduku ulichotaja, na uingize kimojawapo ndani yake. Katika mfano wetu, tulitumia Burgers. Ongeza majina mengine ya vibunifu na kupaka rangi ukipenda.
Image -
Chagua kisanduku kingine ambapo ungependa kutoa matokeo kwa njia isiyo ya moja kwa moja. Kwa kuwa tunatazamia kuongeza kiasi chote cha mauzo kutoka kwa wiki kwa chakula mahususi, katika hali hii Burgers, tutaandika yafuatayo kwenye kisanduku:
=SUM(INDIRECT(G5)
-
Hii huteua chaguo la kukokotoa la SUM, ambalo litatumia chaguo za kukokotoa zisizo za moja kwa moja kuchora maelezo kutoka kwa safu iliyotajwa kwenye kisanduku cha G5, katika hali hii Burgers. Pato ni 3781, jumla ya mauzo ya wiki kwa Burgers.
Katika mfano wetu, tunaweza kubadilisha Burgers katika seli G5 na Lemonade au Desserts, safu zingine mbili zilizo na majina, na matokeo yatabadilika kuwa jumla yao ya SUM badala yake.
Image
Kutumia Utendakazi Usio wa Moja kwa Moja kwenye Laha Nyingi
Mfumo usio wa moja kwa moja huwa na nguvu zaidi unapoitumia kuvuta maelezo kutoka kwa laha nyingine. Huhitaji kutumia masafa yaliyotajwa kuifanya, pia.
- Fungua hati yako ya Excel na laha nyingi, au uziunde ukiwa na maelezo yote muhimu.
- Katika laha ambapo ungependa toleo lisilo la moja kwa moja liende, unda kisanduku chenye jina la laha unayotaka kuteka maelezo. Katika mfano wetu, ni Mauzo ya Chakula.
-
Kwa kuwa tunataka kutoa maelezo kutoka kwa karatasi yetu ya Mauzo ya Vyakula ili jumla ya idadi ya Burgers zilizouzwa, tuliandika yafuatayo (badilisha ya safu ya seli na majina ya laha na yako mwenyewe):
=SUM(INDIRECT(B4&"!B4:B10"))
Image - Hii inaibainisha kama chaguo la kukokotoa la SUM, kwa kuwa tunajaribu kupata jumla. Kisha huteua kisanduku B4 kama maandishi ya marejeleo ya kazi isiyo ya moja kwa moja. & huleta pamoja vipengele vya chaguo hili la kukokotoa, ikifuatiwa na nukuu na nukta ya mshangao, na kisha safu ya visanduku ambavyo tunataka kuchora data kutoka kwao. B4 hadi B10
- Pato ni jumla ya mauzo ya Burger kwa wiki hiyo. Tunapounda laha mpya ya FoodSales2 kwa wiki mpya yenye nambari tofauti, tunahitaji tu kurekebisha kisanduku B4 ili kusema FoodSales2 ili kupata data kuhusu mauzo ya Burger kwa wiki hiyo.
Kutumia Utendakazi Isiyo ya Moja kwa Moja Yenye Marejeleo ya Mtindo wa R1C1
Kwa laha zinazoendelea kupanuka, ambapo marejeleo unayotaka kutumia hayatakuwa kwenye kisanduku kimoja kila wakati, marejeleo ya Mtindo wa R1C1 yanaweza kutumika pamoja na fomula isiyo ya moja kwa moja ili kukupa maelezo unayohitaji. Tutaendelea kutumia mifano yetu ya uuzaji wa vyakula hapa, lakini fikiria ni laha kazi ya kiwango cha juu inayoangalia jumla ya mauzo ya kila wiki kwa jumla.
- Fungua hati ya Excel yenye data yote unayotaka kuchora na uchague kisanduku cha toleo lako la utendakazi lisilo la moja kwa moja. Katika mfano wetu, tunaangazia jumla ya mauzo ya kila mwezi ya chakula na tunataka kujua jumla ya mauzo ya hivi majuzi zaidi ya mwezi huu.
-
Katika mfano wetu, fomula inaonekana kama hii:
=INDIRECT("R12C"&COUNTA(12:12), FALSE)
Image - Kitendakazi kisicho cha moja kwa moja kinatumia R12 (safu mlalo ya 12) ikifuatiwa na C ili kuashiria safu, iliyoambatanishwa ndani ya manukuu. & huunganisha sehemu mbili za chaguo la kukokotoa pamoja. Tunatumia chaguo la kukokotoa COUNTA kuhesabu visanduku vyote visivyo tupu katika safu mlalo ya 12 (kuchagua safu mlalo au kuandika 12:12), ikifuatiwa na koma. FALSE inabainisha hii kama rejeleo la R1C1.
-
Matokeo basi ndiyo ingizo la mwisho katika jedwali letu, katika kesi hii 8102, au $8, 102. Tutakapoongeza data ya mauzo ya Aprili hatimaye, nambari ya hivi punde ya mauzo itasasishwa kiotomatiki katika muda halisi.
Image
