Mafunzo ya Msingi ya Microsoft Excel kwa Wanaoanza

2024 Mwandishi: Abigail Brown | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 07:02

Excel ni programu ya kielektroniki ya lahajedwali ambayo hutumika kuhifadhi, kupanga na kuendesha data. Data huhifadhiwa katika seli mahususi ambazo kwa kawaida hupangwa katika safu wima na safu mlalo kwenye lahakazi; mkusanyiko huu wa safu wima na safu mlalo unajulikana kama jedwali.

Programu za Lahajedwali pia zinaweza kufanya hesabu kwenye data kwa kutumia fomula. Ili kusaidia kurahisisha kupata na kusoma maelezo katika laha kazi, Excel ina idadi ya vipengele vya uumbizaji vinavyoweza kutumika kwa seli, safu mlalo, safu wima na majedwali mazima ya data.

Kwa kuwa kila laha kazi katika matoleo ya hivi majuzi ya Excel ina mabilioni ya visanduku kwa kila laha kazi, kila kisanduku kina anwani inayojulikana kama marejeleo ya seli ili iweze kurejelewa katika fomula, chati na vipengele vingine vya programu.

Mada yaliyojumuishwa katika mafunzo haya ni:

• Kuingiza data kwenye jedwali
• Kupanua safu wima za laha za kazi
• Kuongeza tarehe ya sasa na safu iliyotajwa kwenye lahakazi
• Kuongeza fomula ya makato
• Kuongeza formula halisi ya mshahara
• Kunakili fomula kwa Kishiko cha Kujaza
• Kuongeza uumbizaji wa nambari kwenye data
• Kuongeza umbizo la kisanduku

Kuingiza Data kwenye Laha yako ya Kazi

Kuingiza data kwenye visanduku vya lahakazi ni mchakato wa hatua tatu kila wakati; hatua hizi ni kama ifuatavyo:

1. Bofya kwenye seli unapotaka data iende.
2. Charaza data kwenye kisanduku.
3. Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi au ubofye kisanduku kingine kwa kipanya.

Kama ilivyotajwa, kila kisanduku katika laha kazi kinatambuliwa kwa anwani au marejeleo ya seli, ambayo yana herufi ya safu wima na nambari ya safu mlalo inayokatiza katika eneo la kisanduku. Wakati wa kuandika rejeleo la seli, herufi ya safu wima huandikwa kwanza ikifuatiwa na nambari ya safu mlalo - kama vile A5, C3, au D9

Unapoingiza data ya somo hili, ni muhimu kuingiza data kwenye visanduku sahihi vya laha kazi. Fomula zilizowekwa katika hatua zinazofuata hutumia marejeleo ya seli za data iliyowekwa sasa.

Ili kufuata mafunzo haya, tumia marejeleo ya seli za data inayoonekana kwenye picha iliyo hapo juu ili kuingiza data yote kwenye laha tupu ya Excel.

Kupanua Safu wima katika Excel

Kwa chaguomsingi, upana wa kisanduku huruhusu herufi nane pekee za ingizo lolote la data kuonyeshwa kabla ya data hiyo kumwagika hadi kwenye kisanduku kinachofuata kilicho upande wa kulia. Ikiwa seli au visanduku vilivyo upande wa kulia viko tupu, data iliyoingizwa itaonyeshwa kwenye lahakazi, kama inavyoonekana na kichwa cha lahakazi Mahesabu ya Makato ya Wafanyakazi yameingizwa kwenye seli A1

Ikiwa kisanduku cha kulia kina data, hata hivyo, maudhui ya seli ya kwanza hukatwa hadi vibambo nane vya kwanza. Visanduku kadhaa vya data vilivyoingizwa katika hatua ya awali, kama vile lebo Kiwango cha Kukatwa: kiliingia kwenye seli B3 na Thompson A. iliyoingizwa kwenye seli A8 zimekatwa kwa sababu visanduku vilivyo upande wa kulia vina data.

Ili kurekebisha tatizo hili ili data ionekane kikamilifu, safu wima zilizo na data hiyo zinahitaji kuongezwa. Kama ilivyo kwa programu zote za Microsoft, kuna njia nyingi za kupanua safu. Hatua zilizo hapa chini zinashughulikia jinsi ya kupanua safu wima kwa kutumia kipanya.

Kupanua Safu wima za Laha ya Mtu Binafsi

1. Weka kiashiria cha kipanya kwenye mstari kati ya safu wima A na B katika kijajuu cha safu wima.
2. Kielekezi kitabadilika kuwa mishale yenye vichwa viwili.
3. Bofya na ushikilie chini ya kitufe cha kipanya cha kushoto na uburute mshale wenye vichwa viwili kulia ili kupanua safu wima A hadi ingizo lote. Thompson A. inaonekana.
4. Panua safu wima zingine ili kuonyesha data inavyohitajika.

Upana wa Safu wima na Vichwa vya Laha ya Kazi

Kwa kuwa kichwa cha laha ya kazi ni kirefu sana ikilinganishwa na lebo zingine katika safu wima A, ikiwa safu wima hiyo ingepanuliwa ili kuonyesha kichwa kizima katika seli A1, laha ya kazi isingeonekana tu isiyo ya kawaida, lakini ingefanya iwe vigumu kutumia laha ya kazi kwa sababu ya mapengo kati ya lebo zilizo upande wa kushoto na safu wima nyingine za data.

Kwa vile hakuna maingizo mengine katika safu mlalo ya 1, si sahihi kuacha kichwa jinsi kilivyo - kikimiminika kwenye visanduku vilivyo upande wa kulia. Vinginevyo, Excel ina kipengele kinachoitwa unganisha na kituo ambacho kitatumika katika hatua ya baadaye ili kuweka kichwa haraka juu ya jedwali la data.

Kuongeza Tarehe na Masafa Iliyopewa Jina

Ni kawaida kuongeza tarehe kwenye lahajedwali - mara nyingi ili kuonyesha ni lini laha ilisasishwa mara ya mwisho. Excel ina idadi ya vitendaji tarehe ambavyo hurahisisha kuweka tarehe kwenye lahakazi. Majukumu ni fomula zilizojengewa ndani tu katika Excel ili kurahisisha kukamilisha kazi zinazofanywa kwa kawaida - kama vile kuongeza tarehe kwenye laha ya kazi.

Kitendo cha TODAY ni rahisi kutumia kwa sababu hakina hoja - ambayo ni data inayohitaji kuwasilishwa kwa chaguo hili ili ifanye kazi. Chaguo la kukokotoa la TODAY pia ni mojawapo ya vitendakazi tete vya Excel, kumaanisha kuwa inajisasisha kila wakati inapokokotoa upya - ambayo kwa kawaida huwa ni wakati ambapo laha kazi inafunguliwa.

Kuongeza Tarehe na chaguo la kukokotoa LEO

Hatua zilizo hapa chini zitaongeza kitendakazi cha LEO kwenye seli C2 ya laha kazi.

1. Bofya seli C2 ili kuifanya kisanduku amilifu.
2. Bofya kichupo cha Mfumo cha ribbon..
3. Bofya chaguo la Tarehe na Saa kwenye ribbon ili kufungua orodha ya vitendakazi vya tarehe.
4. Bofya kwenye kipengele cha Leo ili kuleta Mjenzi wa Mfumo.
5. Bofya Nimemaliza kwenye kisanduku ili kuingiza chaguo la kukokotoa na kurudi kwenye lahakazi.
6. Tarehe ya sasa inapaswa kuongezwa kwenye seli C2.

KuonaAlama badala ya Tarehe

Iwapo safu mlalo ya alama za reli zitaonekana katika seli C2 badala ya tarehe baada ya kuongeza TODAY kwenye kisanduku hicho, ni kwa sababu kisanduku si pana vya kutosha kuonyesha data iliyoumbizwa.

Kama ilivyotajwa hapo awali, nambari ambazo hazijapangiliwa au data ya maandishi humwagika hadi kwenye seli tupu zilizo upande wa kulia ikiwa ni pana sana kwa kisanduku. Data ambayo imeumbizwa kama aina mahususi ya nambari - kama vile sarafu, tarehe au wakati, hata hivyo, haimwagiki hadi kisanduku kinachofuata ikiwa ni pana zaidi ya kisanduku kilipo. Badala yake, zinaonyesha hitilafu ya.

Ili kurekebisha tatizo, panua safu wima C kwa kutumia mbinu iliyoelezwa katika hatua iliyotangulia ya mafunzo.

Kuongeza Masafa Iliyopewa Jina

Fungu la visanduku lililopewa jina huundwa wakati seli moja au zaidi zinapopewa jina ili kurahisisha kutambua masanduku. Masafa yaliyotajwa yanaweza kutumika badala ya marejeleo ya seli inapotumika katika vitendakazi, fomula na chati. Njia rahisi zaidi ya kuunda safu zilizotajwa ni kutumia sanduku la majina lililo katika kona ya juu kushoto ya laha ya kazi juu ya nambari za safu mlalo.

Katika somo hili, jina kiwango kitapewa seli C6 ili kubainisha kiwango cha makato kinachotumika kwa mishahara ya wafanyakazi. Masafa yaliyotajwa yatatumika katika fomula ya makato ambayo itaongezwa kwenye kisanduku C6 hadi C9 ya laha ya kazi.

1. Chagua seli C6 katika lahakazi.
2. Chapa kadiria katika Sanduku la Majina na ubonyeze kitufe cha Ingiza kwenye kibodi
3. Cell C6 sasa ina jina la kiwango.

Jina hili litatumika kurahisisha kuunda fomula za makato katika hatua inayofuata ya mafunzo.

Kuweka Mfumo wa Makato ya Wafanyakazi

Fomula za Excel hukuruhusu kufanya hesabu kwenye data ya nambari iliyowekwa kwenye lahakazi. Fomula za Excel zinaweza kutumika kwa kubana nambari za kimsingi, kama vile kujumlisha au kutoa, pamoja na hesabu ngumu zaidi, kama vile kupata wastani wa mwanafunzi kwenye matokeo ya mtihani na kukokotoa malipo ya rehani.

• Mfumo katika Excel kila mara huanza kwa ishara sawa (=).).
• Alama sawa huwekwa kila mara kwenye kisanduku ambapo ungependa jibu litokee.
• Mfumo unakamilishwa kwa kubonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi.

Kutumia Marejeleo ya Simu katika Mifumo

Njia ya kawaida ya kuunda fomula katika Excel inahusisha kuingiza data ya fomula kwenye visanduku vya lahakazi na kisha kutumia marejeleo ya seli kwa data iliyo katika fomula, badala ya data yenyewe.

Faida kuu ya mbinu hii ni kwamba ikiwa itahitajika kubadilisha data baadaye, ni jambo rahisi kubadilisha data katika seli badala ya kuandika upya fomula. Matokeo ya fomula yatasasishwa kiotomatiki baada ya data kubadilika.

Kutumia Masafa Yaliyotajwa katika Mifumo

Mbadala kwa marejeleo ya seli ni kutumia safu za visanduku zilizotajwa - kama vile safu iliyotajwa kiwango iliyoundwa katika hatua ya awali.

Katika fomula, safu iliyotajwa hufanya kazi sawa na marejeleo ya seli lakini kwa kawaida hutumika kwa thamani zinazotumika mara kadhaa katika fomula tofauti - kama vile kiwango cha kukatwa kwa pensheni au manufaa ya afya, kodi. kiwango, au hali thabiti ya kisayansi - ilhali marejeleo ya seli yanafaa zaidi katika fomula zinazorejelea data mahususi mara moja pekee.

Kuweka Mfumo wa Makato ya Wafanyakazi

Fomula ya kwanza iliyoundwa katika seli C6 itazidisha Jumla ya Mshahara wa mfanyakazi B. Smith kwa makato katika seli C3.

Mfumo uliokamilika katika seli C6 itakuwa:

=B6kiwango
Kutumia Kuashiria Kuingiza Mfumo
Ingawa inawezekana tu kuandika fomula iliyo hapo juu kwenye kisanduku C6 na jibu sahihi lionekane, ni bora kutumia kuashiria kuongeza marejeleo ya seli kwenye fomula ili kupunguza uwezekano wa makosa yanayotokana na kuandika. rejeleo la kisanduku lisilo sahihi.
Kuelekeza kunahusisha kubofya kisanduku kilicho na data kwa kiashiria cha kipanya ili kuongeza rejeleo la kisanduku au fungu la visanduku lililopewa jina kwenye fomula.

Bofya seli C6 ili kuifanya kisanduku amilifu.
Charaza ishara sawa (=) kwenye seli C6 ili kuanza fomula.
Bofya seli B6 na kiashiria cha kipanya ili kuongeza rejeleo hilo la kisanduku kwenye fomula baada ya ishara sawa.
Charaza ishara ya kuzidisha () katika seli C6 baada ya rejeleo la kisanduku.
Bofya seli C3 na kiashiria cha kipanya ili kuongeza fungu la visanduku lililotajwa kiwango kwenye fomula.
Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi ili kukamilisha fomula.
Jibu 2747.34 linapaswa kuwepo kwenye seli C6..
Ingawa jibu la fomula limeonyeshwa katika seli C6, kubofya kisanduku hicho kutaonyesha fomula, =B6kiwango, katika upau wa fomula juu ya laha ya kazi


Kuingiza Mfumo Halisi wa Mshahara





Mfumo huu huundwa katika seli D6 na hukokotoa mshahara halisi wa mfanyakazi kwa kutoa kiasi cha makato kilichokokotolewa katika fomula ya kwanza kutoka Mshahara wa Jumla. Fomula iliyokamilika katika seli D6 itakuwa:
=B6 - C6

Bofya seli D6 ili kuifanya kisanduku amilifu.
Charaza ishara sawa (=) kwenye seli D6..
Bofya seli B6 na kiashiria cha kipanya ili kuongeza rejeleo hilo la kisanduku kwenye fomula baada ya ishara sawa.
Chapa ishara ya kuondoa(-) katika seli D6 baada ya rejeleo la kisanduku.
Bofya seli C6 na kiashiria cha kipanya kwa marejeleo ya kisanduku cha fomula.
Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi ili kukamilisha fomula.
Jibu 43, 041.66 linapaswa kuwepo katika seli D6.

Marejeleo ya Kifaa Husika na Mifumo ya Kunakili
Kufikia sasa, fomula za Makato na Mshahara Halisi zimeongezwa kwa kisanduku kimoja pekee katika lahakazi – C6 na D6 mtawalia. Kwa hivyo, laha ya kazi kwa sasa imekamilika kwa mfanyakazi mmoja - B. Smith.
Badala ya kupitia kazi inayochukua muda ya kuunda upya kila fomula kwa ajili ya wafanyakazi wengine, Excel inaruhusu, katika hali fulani, fomula kunakiliwa kwenye visanduku vingine. Hali hizi mara nyingi huhusisha matumizi ya aina mahususi ya marejeleo ya seli - inayojulikana kama marejeleo ya kisanduku cha jamaa - katika fomula.
Marejeleo ya seli ambayo yameingizwa katika fomula katika hatua zilizotangulia yamekuwa marejeleo ya seli linganishi, na ndio aina chaguomsingi ya marejeleo ya seli katika Excel, ili kufanya kunakili fomula kuwa moja kwa moja iwezekanavyo.
Hatua inayofuata katika somo hutumia Nchi ya Kujaza kunakili fomula mbili kwenye safu mlalo zilizo hapa chini ili kukamilisha jedwali la data kwa wafanyakazi wote.

Kunakili Mifumo kwa Kishiko cha Kujaza





Nchi ya kujaza ni kitone kidogo cheusi au mraba katika kona ya chini kulia ya kisanduku amilifu. Ncha ya kujaza ina matumizi kadhaa ikiwa ni pamoja na kunakili maudhui ya kisanduku kwenye seli zilizo karibu. kujaza visanduku kwa msururu wa nambari au lebo za maandishi, na kunakili fomula.
Katika hatua hii ya somo, nchini ya kujaza itatumika kunakili Kato na Wavu. Mshahara fomula kutoka seli C6 na D6 kushuka hadi seli C9 naD9.
Kunakili Mifumo kwa Kishiko cha Kujaza

Angazia seli B6 na C6 katika laha kazi.
Weka kiashirio cha kipanya juu ya mraba mweusi katika kona ya chini kulia ya seli D6 - kielekezi kitabadilika na kuwa ishara ya kuongeza (+).
Bofya na ushikilie kitufe cha kushoto cha kipanya na uburute mpini wa kujaza hadi seli C9.
Achilia kitufe cha kipanya – seli C7 hadi C9 inapaswa kuwa na matokeo ya Katofomula na seli D7 hadi D9 fomula ya Mshahara Halisi..


Kutumia Uumbizaji wa Nambari katika Excel





Uumbizaji wa nambari hurejelea kuongezwa kwa alama za sarafu, alama za desimali, alama za asilimia na alama nyingine zinazosaidia kutambua aina ya data iliyopo kwenye kisanduku na kurahisisha kusoma.
Kuongeza Alama ya Asilimia

Chagua seli C3 ili kuiangazia.
Bofya kichupo cha Nyumbani cha ribbon..
Bofya chaguo la Jumla ili kufungua menyu kunjuzi ya Muundo waNamba..
Kwenye menyu, bofya chaguo la Asilimia ili kubadilisha umbizo la thamani katika seli C3 kutoka 0.06 hadi 6%.

Kuongeza Alama ya Sarafu

Chagua kisanduku D6 hadi D9 ili kuziangazia.
Kwenye kichupo cha Nyumbani cha ribbon, bofya chaguo la Jumla ili kufungua menyu kunjuzi ya Muundo wa Namba.
Bofya Fedha kwenye menyu ili kubadilisha uumbizaji wa thamani katika seli D6 hadi D9ili kubadilisha fedha kwa nafasi mbili za desimali.


Kutumia Uumbizaji wa Kisanduku katika Excel





Uumbizaji wa kisanduku hurejelea chaguo za uumbizaji - kama vile kutumia umbizo la herufi nzito kwa maandishi au nambari, kubadilisha upangaji wa data, kuongeza mipaka kwenye visanduku, au kutumia kipengele cha kuunganisha na katikati ili kubadilisha mwonekano wa data kwenye kisanduku.
Katika somo hili, fomati za seli zilizotajwa hapo juu zitatumika kwa visanduku mahususi katika lahakazi ili ilingane na laha kazi iliyokamilika.
Kuongeza Uumbizaji Mzito

Chagua seli A1 ili kuiangazia.
Bofya kichupo cha Nyumbani cha ribbon..
Bofya chaguo la umbizo la Mkali kama ilivyobainishwa kwenye picha iliyo hapo juu ili kuweka data kwa herufi kubwa katika seli A1..
Rudia mlolongo ulio hapo juu wa hatua ili kuweka data kwa herufi nzito katika kisanduku A5 hadi D5..

Kubadilisha Mpangilio wa Data
Hatua hii itabadilisha upangaji chaguomsingi wa kushoto wa visanduku kadhaa hadi upangaji wa katikati.

Chagua seli C3 ili kuiangazia.
Bofya kichupo cha Nyumbani cha ribbon..
Bofya chaguo la Kituo kama ilivyobainishwa kwenye picha iliyo hapo juu ili kuweka data katikati katika seli C3..
Rudia mlolongo ulio hapo juu wa hatua ili kupanga data katikati katika kisanduku A5 hadi D5..

Unganisha na Usaidizi wa Kati
Chaguo Unganisha na Katikati huchanganya idadi iliyochaguliwa hadi kisanduku kimoja na kuweka katikati ingizo la data katika kisanduku cha kushoto kabisa kwenye kisanduku kipya kilichounganishwa. Hatua hii itaunganisha na kuweka kichwa kichwa cha laha kazi - Mahesabu ya Makato kwa Wafanyakazi.

Chagua kisanduku A1 hadi D1 ili kuziangazia.
Bofya kwenye kichupo cha Nyumbani cha ribbon..
Bofya chaguo la Unganisha & Katikati kama ilivyobainishwa kwenye picha hapo juu ili kuunganisha seli A1 hadi D1na uweke kichwa katikati kwenye visanduku hivi.

Kuongeza Mipaka ya Chini kwa Visanduku
Hatua hii itaongeza mipaka ya chini kwenye visanduku vilivyo na data katika safu mlalo 1, 5, na 9

Chagua seli A1 hadi D1 ili kuiangazia.
Bofya kichupo cha Nyumbani cha ribbon..
Bofya kishale cha chini karibu na chaguo la Mpaka kama ilivyobainishwa kwenye picha hapo juu ili kufungua menyu kunjuzi ya mipaka.
Bofya chaguo la Mpaka wa Chini kwenye menyu ili kuongeza mpaka chini ya kisanduku kilichounganishwa.
Rudia mlolongo ulio hapo juu wa hatua ili kuongeza mpaka wa chini kwa seli A5 hadi D5 na kwa seli A9 hadi D9.