Jinsi ya Kutumia SharePoint

2024 Mwandishi: Abigail Brown | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-07 19:07

SharePoint ni jukwaa la kushirikiana na wanachama wengine wa timu au kikundi. Katika makala haya, tutakuelekeza katika kuunda tovuti zinazofanya kazi na shirikishi kwa wafanyakazi wenzetu na marafiki, kupakia na kushiriki hati, na kuongeza wijeti kwenye kurasa za tovuti ya SharePoint.

Jinsi ya Kuunda Tovuti ya SharePoint

Utahitaji vitu kadhaa kabla ya kuweza kuunda tovuti yako:

• Ufikiaji wa akaunti ya biashara ya Microsoft 365, kwani SharePoint haijajumuishwa katika akaunti za watumiaji.
• Msimamizi wa kuunda tovuti yako. Ikiwa wewe si msimamizi, mwombe msimamizi wako akutengenezee tovuti.

Ili kuunda tovuti ya SharePoint:

1. Ingia kwenye Microsoft 365 kama msimamizi, kisha uchague SharePoint kutoka kwa menyu ya Programu.

   

2. Chagua Ukurasa katika kidirisha cha wima kushoto, kisha uchague Unda Tovuti.

3. Chagua Tovuti ya Timu katika kisanduku cha mazungumzo.

   Tovuti za Mawasiliano hutumika hasa kwa uchapishaji wa matangazo na maudhui mengine.

4. Chagua muundo wa kuanzia wa tovuti yako unaolingana na maudhui yako mengine. Usijali: unaweza kurekebisha yaliyomo wakati wowote baadaye.

5. Ingiza maelezo ya tovuti yako, ikijumuisha jina na maelezo yake.
6. Chagua Maliza ili kukamilisha usanidi. SharePoint hufanya kazi chinichini ili kuunda tovuti, na utaona maendeleo yake kote.

Baada ya kusanidi nafasi yako, utakuwa na utendaji fulani unaopatikana nje ya boksi, ikijumuisha:

• Mazungumzo: Vibao vya ujumbe wa kibinafsi kwa kikundi chako.
• Nyaraka: Hapa ndipo unaposhiriki faili, na kuangalia faili ndani na nje.
• Note Notebook: Wenzako wanaweza kushirikiana na daftari hili la OneNote kwa kuunda na kuongeza maudhui kwenye kurasa.
• Kurasa za Tovuti: Kurasa maalum za wavuti kwa ajili ya timu au kikundi chako.

Jinsi ya Kutumia Maktaba za Hati ya SharePoint

Kushiriki faili kwa kutumia Maktaba ya Hati ni jambo la kawaida kwenye tovuti za SharePoint. Maktaba za Hati zina folda na faili ambazo unaweza kutazama na kuhariri. Ili kutumia Maktaba ya Hati:

1. Chagua Nyaraka katika kidirisha cha wima kushoto.

   

2. Chagua Mpya ili kuongeza vipengee vipya, kama vile folda au faili za Microsoft Office. Vinginevyo, buruta na udondoshe faili zingine kwenye folda ya sasa ya maktaba; si lazima ziwe faili za Ofisi.

   

3. Chagua faili ya Microsoft Office ili kuifungua katika programu inayofaa. Kuchagua faili isiyo ya Ofisi hufanya moja ya mambo matatu:

   • Huifungua kwa uhakiki ikiwa iko katika umbizo linalofaa wavuti (kwa mfano, picha au PDF).
   • Hufunguliwa katika programu husika ikiwa unatumia Windows (Windows inajua jinsi ya kuzungumza na SharePoint).
   • Hupakua kwenye kompyuta yako ili uweze kuifungua kwa programu husika.

   

4. Ingawa programu za kisasa za wavuti hukuruhusu kuhariri faili kwa wakati mmoja na mwenzako, bado una uwezo wa "kuangalia" faili katika SharePoint ili kuwazuia wengine wasifanye kazi kwenye faili unapoifanyia kazi.

   Chagua faili ya kuangalia, kisha uchague Angalia katika orodha kunjuzi. Kuangalia faili huzuia mtu yeyote kuhifadhi toleo jipya la faili unapolifanyia kazi. Watumiaji wengine bado wanaweza kupakua nakala na kuifanyia kazi, lakini hawawezi kuunda toleo jipya hadi uihifadhi na uiangalie tena.

   

Jinsi ya Kuunda Kurasa za Tovuti za SharePoint

Kurasa za tovuti za SharePoint hukuruhusu kuunda kurasa za wavuti zinazojumuisha maandishi na maelezo ya picha. Tofauti kati ya kurasa za tovuti ya SharePoint na kurasa za tovuti za kawaida ni kwamba wanachama walioingia tu wa timu yako ya SharePoint wanaweza kuzitazama. Kurasa za tovuti ni mtandao wako binafsi.

Ili kuunda kurasa mpya kwenye tovuti yako ya SharePoint:

1. Chagua Kurasa katika kidirisha cha wima kushoto.

   

2. Chagua Mpya, kisha uchague kati ya aina za ukurasa:

   • Ukurasa wa Wiki: Kurasa zinazojumuisha mawazo ya timu, sera, miongozo, mbinu bora na zaidi. Timu ya SharePoint inaweza kutumia kurasa za Wiki kufikia viungo vya aina zote za maelezo ya kampuni.
   • Ukurasa wa Sehemu ya Wavuti: Miundo iliyobainishwa mapema iliyoundwa ili kukuruhusu kuingiza kila aina ya vifaa, mtindo wa dashibodi, kwenye kurasa za tovuti yako.
   • Ukurasa wa Tovuti: Kurasa tupu unazounda, kuanzia na kichwa.
   • Kiungo: Ongeza kiungo cha tovuti.

   

3. Baada ya kuunda, ukurasa unafunguka ili uuhariri. Anza kwa kuipa jina. Maudhui ya ziada huja katika mfumo wa Sehemu za Wavuti, ambazo tutashughulikia katika sehemu inayofuata.

   

4. Chagua Chapisha katika sehemu ya juu kulia ya skrini ili kufanya mabadiliko yako yapatikane kwa wenzako.

   

5. Chagua Kurasa katika kidirisha cha wima kushoto ili kutazama kurasa zako.

6. Ili kuhariri kurasa zilizopo, fungua ukurasa na uchague Hariri katika kidirisha cha kushoto.

   

Jinsi ya Kuongeza Sehemu za Wavuti kwenye Kurasa za SharePoint

Mojawapo ya vipengele bora vya SharePoint ni kipengele cha "Sehemu ya Wavuti," au wijeti. Hata kama ungependa tu kuongeza maandishi na michoro, utahitaji kwanza kuongeza sehemu ya wavuti ili kushikilia maudhui. Sehemu za wavuti zinaweza kujumuisha mambo kama vile Newsfeeds, saraka ya washiriki wa timu, au orodha za shughuli za hivi majuzi kwenye tovuti.

Ikiwa umeunda ukurasa, hivi ndivyo unavyoweza kuongeza sehemu za wavuti kwake:

1. Chagua Kurasa katika kidirisha cha wima kushoto, kisha uchague ukurasa wa kuhariri, na uchague Hariri.

2. Chagua plus (+) ili kuongeza sehemu za wavuti kwenye ukurasa.

   

3. Menyu ibukizi huonyesha orodha ya sehemu za wavuti zinazopatikana. Vinjari orodha nzima, au utafute kwa neno kuu. Mara tu unapochagua sehemu ya wavuti, itaongezwa kwenye ukurasa.

   

4. Sanidi sehemu ya wavuti. Kwa mfano, ukiongeza sehemu ya wavuti ya Matunzio ya Picha, chagua Ongeza Picha ili kuchagua picha za kuonyesha.

   

5. Chagua Chapisha ili kufanya mabadiliko yako yapatikane kwa wenzako.

Wakati ukurasa wa nyumbani umeundwa kiotomatiki kwa ajili yako, bado ni ukurasa ambao unaweza kuujaza na sehemu za wavuti.

Kusakinisha na Kutumia Programu ya Majukumu

Mambo hupendeza unapoongeza programu kwenye tovuti yako. Programu huenda zaidi ya utendakazi wa sehemu za wavuti na zinajumuisha vitu kama vile blogu au orodha maalum, ambayo inaweza kuwa hifadhidata ndogo.

Tutaangalia programu ya Majukumu, ambayo hukuruhusu kusanidi mambo ya kufanya kwa washiriki wa timu yako, kuwagawia mambo ya kufanya, na kisha kufuatilia kukamilika kwao.

Ili kuongeza programu ya Majukumu kwenye tovuti yako ya SharePoint:

1. Kwenye ukurasa wa nyumbani wa tovuti ya SharePoint, chagua Mpya, kisha uchague Programu.

2. Chagua Kazi.

   

3. Kwenye menyu ya kushoto, chagua Yaliyomo kwenye Tovuti ili kutazama programu ya Majukumu na kuanza kukaumia.

   

Nani Anapaswa Kutumia SharePoint?

Mara nyingi, timu za mashirika hutumia SharePoint. Lakini, kuna matukio mengi yasiyohusiana na biashara ambapo SharePoint inakuja kwa manufaa, kama vile:

• Timu za michezo zinaweza kutumia kalenda kuchapisha ratiba ya mchezo, na zinaweza kutumia Maktaba ya Hati kuhifadhi video za mchezo.
• Vilabu vya vitabu vinaweza kuchapisha viungo vya kitabu cha wiki ijayo, huku vikundi vya waandikaji vinaweza kupangisha ukosoaji, mawasilisho na maoni.
• Vikundi vya kujitolea vinavyopanga mradi wa kurejesha vinaweza kuunda mpango wenye majukumu na ratiba ya matukio.
• Mtaa unaoendesha mauzo ya yadi unaweza kuchapisha matangazo kwa washiriki wapya, au kuorodhesha bidhaa na bei katika faili ya Excel iliyoshirikiwa katika Maktaba ya Hati.

Matukio yaliyo hapo juu yanawezekana kwa programu na huduma zingine, lakini SharePoint huleta kila kitu pamoja katika sehemu moja, yenye kiolesura kinachotumika kwenye Windows, macOS na Linux.

Wapi Pakua SharePoint

Pakua programu ya SharePoint ya Android kutoka Google Play au upate programu ya SharePoint ya iOS kutoka App Store. Pia, unaweza kutumia programu za Microsoft Office kama vile Word, Excel, na PowerPoint kufungua faili moja kwa moja kutoka kwa SharePoint, hivyo kufanya kupakua na kupakia haraka.