Ikiwa unatumia muda mwingi wa siku kushughulikia barua pepe, kuna njia nyingi za kutumia Outlook kwa ufanisi zaidi. Badilisha chaguo-msingi ili kuendana na jinsi unavyofanya kazi. Tumia njia ya mkato ya kibodi au mbili. Sanidi vichujio ili kufanyia kazi kiotomatiki. Na, hakikisha Outlook inaendesha kwa kasi ya juu. Angalia vidokezo na siri zifuatazo, na utadai tena kwa muda mfupi.
Maelekezo katika makala haya yanatumika kwa Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, na Outlook kwa Microsoft 365.
Faili Ujumbe Kwa Mbofyo Mmoja
Fanya haraka unachofanya mara kwa mara. Sanidi vitendo vya kubofya mara moja ili kudhibiti barua pepe kwa urahisi.
Rahisisha Mazungumzo
Usijaze folda zako za barua pepe na ujumbe ambao umenukuliwa kwingine. Jua jinsi ya kutumia Outlook kusafisha barua pepe kiotomatiki. Outlook itahamisha au itakufutia barua pepe hizo zisizohitajika.
Tuma tena Barua pepe
Tuma tena barua pepe katika Outlook ili kutumia tena maudhui yake, mada au wapokeaji badala ya kuanza na ujumbe tupu.
Weka Faili za Mtazamo kuwa Ndogo na za Kuvutia
Ikiwa ungependa Outlook iwe haraka, punguza ukubwa wa faili yako kuu ya PST. Faili ya PST ndipo Outlook huhifadhi barua pepe, waasiliani, kalenda na zaidi. Njia moja ya kuweka faili ndogo ya PST ni kuhamisha barua kuu hadi kwenye faili tofauti ya kumbukumbu, kwa mfano.
Weka Majibu ya Nje ya Ofisi au Likizo ya Kujibu Kiotomatiki
Tuma Outlook ijibu kwa niaba yako wakati haupo na hutaweza kujibu barua pepe yako. Hii hukuokoa wakati sio tu unapofika baada ya likizo lakini pia kila siku moja ya kazi.
Hamisha Barua Pepe kwa Haraka hadi kwenye Folda Yoyote
Ikiwa hukuweka faili ya mbofyo mmoja kwa folda, Outlook ina njia nyingine ya kuhamisha barua pepe hadi kwenye folda haraka. Unaweza kuhamisha ujumbe kwa kutumia kibodi, kwa mfano, au kitufe cha mkono kwenye utepe.
Unda na Utumie Violezo vya Barua Pepe
Unapotunga ujumbe sawa kwa wapokeaji tofauti, hifadhi mojawapo ya barua pepe hizi kama kiolezo katika Outlook kwa matumizi ya baadaye. Utatuma barua pepe ile ile, au barua pepe kama hiyo, mara kwa mara kwa kasi ya kuvutia.
Badilisha Uso na Ukubwa wa Fonti Chaguomsingi ya Outlook
Ikiwa unafikiri fonti ambayo Outlook hutumia unapotunga ujumbe au kusoma barua pepe ni pana sana, ndefu, ndogo, ndogo, kubwa, au bluu, ibadilishe. Jua jinsi ya kuweka fonti sahihi, mtindo wa fonti, na rangi ya kutumia kwa chaguomsingi kwa barua pepe katika Outlook.
Futa na Nyamazisha Mazungumzo
Unapojikuta ukipitia barua pepe na mazungumzo ambayo hayana umuhimu kabisa, Outlook inaweza kukusaidia. Jua jinsi ya kutumia Outlook kufuta mazungumzo yote na kufanya Outlook iondoe barua pepe zijazo katika mazungumzo sawa kiotomatiki.
Chuja Barua za Mtumaji Mmoja hadi kwenye Folda Maalum Kiotomatiki
Anza na barua pepe yoyote ili kusanidi kichujio cha Outlook ambacho huhamisha ujumbe wote wa siku zijazo kutoka kwa mtumaji sawa hadi kwenye folda mahususi kiotomatiki.
Tafuta Ujumbe Husika
Katika Outlook, kupata jumbe zote zinazohusiana ni rahisi. Tafuta tu jina la mwasiliani au maneno katika mstari wa mada. Outlook huorodhesha kila ujumbe unaolingana na maneno yako ya utafutaji.
Weka Akaunti Chaguomsingi kwa Barua pepe Mpya
Hakikisha kwamba barua pepe mpya unazotunga zinaanza na barua pepe zinazowezekana zaidi Kutoka kwa barua pepe iliyochaguliwa katika Outlook.
Tafuta Ndani ya Ujumbe
Je, ungependa kupata kitu katika barua pepe ndefu? Jua jinsi ya kutumia Outlook kutafuta maandishi ndani ya ujumbe wa barua pepe.
Panga Barua Pepe Ili Kutumwa Baadaye
Unaweza kuagiza Outlook kutuma ujumbe mnamo au baada ya tarehe fulani pekee. Hii ni rahisi kwa matukio yanayotokea mara kwa mara, kama vile tangazo la mikutano la kila wiki.
Futa Ujumbe kwa Haraka
Je, ulifuta barua pepe katika Outlook ambayo haikuwa tayari kuelekea kwenye folda ya Vipengee Vilivyofutwa? Hapa kuna njia rahisi ya kurejesha barua pepe hiyo mara moja.
Weka Orodha za Usambazaji
Unda orodha zako za barua pepe katika Outlook na utume ujumbe kwa vikundi vya watu kwa urahisi bila kuhitaji kuandika anwani zote za barua pepe.
Futa Viambatisho Kutoka kwa Ujumbe
Weka ujumbe; kupoteza ukubwa wake mkubwa. Jua jinsi ya kutumia Outlook kuondoa faili zilizoambatishwa (baada ya kuzihifadhi mahali pengine) kutoka kwa barua pepe. Unaweza kupunguza ukubwa wa kisanduku chako cha barua kwa kiasi kikubwa.
Tafuta Barua Zote Kutoka kwa Mtumaji Haraka
Outlook hutafuta barua pepe zote kutoka kwa mtumaji mahususi na kukuonyesha kwa haraka kwa kutumia kidokezo hiki.
Weka Folda ya 'Barua Zote'
Angalia barua pepe zote zilizotumwa, zilizopokelewa, zilizohifadhiwa na zilizohifadhiwa za akaunti katika sehemu moja katika Outlook.
Barua Muhimu ya Outlook Imetumwa Kwako Pekee
Unapokuwa wewe pekee mpokeaji barua pepe, ujumbe huwa muhimu zaidi kuliko kama wewe ni mmoja wa watu kadhaa. Jua jinsi Outlook inavyoweza kuangazia jumbe ambazo zina wewe pekee kwenye mstari wa To.
Hariri Barua Pepe Zilizopokewa
Badala ya kusambaza barua pepe kwako au kuandika dokezo kwingineko katika Outlook au pengine nje yake, unaweza kuhariri barua pepe yoyote iliyopokelewa na kuongeza maandishi yako mwenyewe.
Cc: Barua Zote Unazotuma
Outlook inaweza kutuma nakala ya kila ujumbe unaoandika kwa anwani nyingine ya barua pepe.
Panua Mtazamo Kwa Viongezeo vya Kuokoa Muda
Viongezeo kama vile ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen, na Auto-Mate vinaweza kuboresha utendakazi wako wa Outlook kwa kuweka taarifa sahihi karibu na vidole vyako, kuchuja kwa akili na kugeuza kiotomati kazi zinazojirudia..
