Fomu ya data ya Excel ni njia rahisi ya kuingiza data kwenye hifadhidata ya Excel na kutazama safu mlalo ya taarifa katika lahakazi bila kutembeza laha. Fomu za data huorodhesha vichwa vya safu wima katika lahajedwali ili safu mlalo yote ya data iweze kutazamwa kwa wakati mmoja. Fomu za data pia hutumika kutafuta rekodi na kuhariri rekodi zilizopo.
Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; na Excel kwa Microsoft 365.
Ongeza Aikoni ya Fomu ya Kuingiza Data kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka
Hatua ya kwanza ya kutumia fomu ya kuingiza data ni kuongeza aikoni ya Fomu kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka. Hii ni operesheni ya mara moja. Baada ya kuongezwa, ikoni ya Fomu itaendelea kupatikana kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka.
Upauzana wa Ufikiaji Haraka hutumika kuhifadhi njia za mkato za vipengele vinavyotumika mara kwa mara katika Excel. Pia ndipo unapoweza kuongeza njia za mkato kwa vipengele vya Excel ambavyo havipatikani kwenye utepe.
Kuongeza aikoni ya Fomu kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka:
- Chagua Badilisha Upau wa Vidhibiti wa Ufikiaji Haraka kishale cha kunjuzi.
-
Chagua Amri Zaidi.
Image -
Kwenye Chaguo za Excel kisanduku cha mazungumzo, hakikisha kwamba Zana ya Ufikiaji Haraka kichupo kimechaguliwa.
- Chagua Chagua amri kutoka kwa kishale kunjuzi na uchague Amri Zote.
-
Sogeza katika orodha ya amri za kialfabeti na uchague Fomu.
Image - Chagua Ongeza.
-
Chagua Sawa ili kuongeza kitufe cha Fomu kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka.
Image - Utapata kitufe cha Fomu kwenye mwisho wa kulia wa Zana ya Ufikiaji Haraka..
Ongeza Majina ya Sehemu ya Hifadhidata
Fomu ya kuingiza data ni mojawapo ya zana za data zilizojengewa ndani za Excel. Ili kutumia fomu, toa vichwa vya safu wima vitakavyotumika katika hifadhidata yako, bofya aikoni ya Fomu, na Excel hufanya mengine.
Njia rahisi zaidi ya kuongeza majina ya sehemu kwenye fomu ni kuyaandika kwenye visanduku vya laha kazi. Fomu inaweza kujumuisha hadi vichwa vya safu wima 32.
Ili kufuata mafunzo haya, fungua laha tupu ya Excel na uweke data ya kichwa cha safu wima kwenye seli A1 hadi E1 kama inavyoonyeshwa kwenye picha hapa chini:
Fungua Fomu ya Kuingiza Data
Baada ya lahakazi lako kuwa na vichwa vya safu wima, ni wakati wa kufungua fomu ya kuingiza data.
- Chagua kisanduku A2 ili kuifanya kisanduku amilifu.
-
Nenda kwenye Zana ya Ufikiaji Haraka na uchague Fomu..
Image -
Katika kisanduku kidadisi cha onyo, chagua Sawa.
Image -
Fomu iliyo na vichwa vya safu wima zote inaonekana kwenye skrini.
Image - Sasa uko tayari kutumia fomu kuweka data.
Ongeza Rekodi za Data Ukitumia Fomu
Kuongeza rekodi kwenye laha kazi ni suala la kuandika data katika sehemu za fomu sahihi.
Ongeza rekodi ya kwanza kwenye lahakazi kwa kuingiza data katika sehemu za fomu karibu na vichwa sahihi:
- Kitambulisho cha Mwanafunzi: SA267-567
- Jina la Mwisho: Jones
- Awali: B.
- Umri: 21
- Programu: Lugha
Bonyeza kichupo ili kuhamisha kutoka sehemu moja hadi nyingine. Chagua Mpya ili kuongeza rekodi kwenye lahakazi na kufuta sehemu za rekodi ya pili.
Ongeza rekodi ya pili kwenye lahakazi:
- KITAMBULISHO CHA Mwanafunzi: SA267-211
- Jina la Mwisho: Williams
- Awali: J.
- Umri: 19
- Programu: Sayansi
Chagua Mpya ukimaliza kuongeza rekodi.
Unapoingiza data sawa kama vile nambari za kitambulisho cha mwanafunzi (nambari pekee baada ya deshi ndizo tofauti), tumia nakala na ubandike ili kuharakisha uwekaji data.
Ili kuongeza rekodi zilizosalia kwenye hifadhidata ya mafunzo, tumia fomu ya kuingiza data iliyoonyeshwa kwenye picha iliyo hapa chini kwenye visanduku A4 hadi E11.
Tumia Zana za Data za Fomu hii
Rekodi zaidi zinapoongezwa kwenye lahakazi, ni muhimu kudumisha uadilifu wa data. Weka data iliyosasishwa na muhimu kwa kurekebisha hitilafu za data, kusasisha rekodi, kuondoa rekodi zilizopitwa na wakati, na kufuta rekodi zilizorudiwa.
Fomu ya kuingiza data ina zana kadhaa zinazorahisisha kupata, kusahihisha na kufuta rekodi kutoka kwa hifadhidata. Zana hizi zinapatikana upande wa kulia wa fomu na ni pamoja na:
- Tafuta Iliyotangulia na Tafuta Inayofuata: Sogeza mbele na nyuma kupitia laha kazi rekodi moja kwa wakati mmoja.
- Futa: Futa rekodi kutoka kwa lahakazi.
- Rejesha: Tendua mabadiliko kwenye rekodi. Rejesha kazi wakati rekodi inaonyeshwa kwenye fomu. Rekodi nyingine inapofikiwa au fomu imefungwa, Rejesha itaacha kutumika.
- Vigezo: Tafuta kwenye laha kazi kwa rekodi kulingana na vigezo maalum, kama vile jina, umri au programu.
Tafuta Rekodi Ukitumia Jina la Sehemu Moja
Hivi ndivyo jinsi ya kutumia fomu ya kuingiza data kutafuta hifadhidata kwa rekodi kwa kutumia kichwa cha safu wima moja, kama vile Jina la Mwisho, Umri, au Mpango.
-
Katika fomu ya kuingiza data, chagua Vigezo.
Image Unapochagua Vigezo, sehemu za fomu huondolewa kwenye fomu; hakuna rekodi zinazoondolewa kwenye laha ya kazi.
- Weka kishale kwenye kisanduku cha maandishi cha Program na uandike Sanaa ili kutafuta wanafunzi wote waliojiandikisha katika mpango wa Sanaa.
-
Chagua Tafuta Inayofuata
Image -
Data ya rekodi ya kwanza inayolingana na vigezo vya utafutaji inaonekana katika fomu.
Image Ili kufanya mabadiliko kwenye rekodi, futa maandishi yaliyopo na uweke data sahihi.
- Chagua Tafuta Inayofuata ili kuonyesha rekodi za ziada zinazolingana na vigezo vya utafutaji.
Tafuta Rekodi Ukitumia Majina Mengi ya Sehemu
Fomu pia inaweza kutumika kutafuta rekodi kwa kutumia vigezo vingi. Kwa mfano, kutafuta wanafunzi ambao wana umri wa miaka 18 na waliojiandikisha katika mpango wa Sanaa. Rekodi zinazolingana na vigezo vyote viwili pekee ndizo zinazoonyeshwa kwenye fomu.
- Chagua Vigezo.
- Weka kishale kwenye kisanduku cha maandishi cha Umri na uandike 18.
-
Weka kishale kwenye kisanduku cha maandishi cha Program na uandike Sanaa.
Image - Chagua Tafuta Inayofuata.
- Data ya rekodi ya kwanza inayolingana na vigezo vya utafutaji inaonekana katika fomu.
- Chagua Tafuta Inayofuata ili kuonyesha rekodi za ziada zinazolingana na vigezo vya utafutaji.
