Umeweka kazi nyingi kwenye lahajedwali lako la Excel, usiliache likupoteze kwa sababu ulisahau kulihifadhi. Tumia vidokezo hivi ili kuweka kazi yako salama na kuhifadhiwa wakati ujao unapohitaji faili hiyo muhimu. Unapotaka kushiriki kazi yako, hifadhi kitabu cha kazi katika umbizo la PDF.
Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel kwa Microsoft 365, na Excel kwa Mac.
Tumia Vifunguo vya Excel Hifadhi Njia ya mkato
Kuna njia tatu za kuhifadhi faili katika Excel:
- Chagua Faili > Hifadhi Kama. Katika Excel 2019, chagua Faili > Hifadhi Nakala.
- Chagua Hifadhi kwenye Upauzana wa Ufikiaji Haraka.
- Tumia Ctrl+ S ufunguo wa njia ya mkato.
Ikiwa unafanya kazi kwenye Mac, tumia kitufe cha Amri badala ya kitufe cha Kudhibiti.
Ikiwa faili imehifadhiwa hapo awali, kielekezi kinabadilika hadi ikoni ya hourglass wakati uhifadhi unafanyika. Ikiwa kitabu cha kazi kinahifadhiwa kwa mara ya kwanza, kisanduku cha mazungumzo cha Hifadhi Kama kitafungua.
Hifadhi kwa Mara ya Kwanza
Faili inapohifadhiwa kwa mara ya kwanza, taarifa mbili lazima zibainishwe kwenye kisanduku cha kidirisha cha Hifadhi Kama. Ingiza jina la faili na uchague eneo ambapo itahifadhiwa.
Majina ya faili yanaweza kuwa na hadi herufi 255 ikijumuisha nafasi.
Mstari wa Chini
Kutumia Ctrl+S ni njia rahisi ya kuhifadhi data. Tumia njia hii ya mkato mara kwa mara, angalau kila baada ya dakika tano, ili kuepuka kupoteza data.
Bandika Hifadhi Maeneo
Ukifungua faili au folda fulani mara kwa mara katika Excel, zibandike kwenye orodha yako ya faili zilizofunguliwa hivi majuzi. Hii hudumisha eneo kufikiwa kwa urahisi juu ya orodha ya Hivi Majuzi.
Hakuna kikomo kwa idadi ya maeneo ambayo yanaweza kubandikwa. Ili kubandika eneo la kuhifadhi:
-
Ili kubandika folda, chagua Faili > Hifadhi Kama.
Image -
Chagua Hivi karibuni na, kwenye upande wa kulia wa dirisha, elea juu ya kitabu cha kazi au folda unayotaka kubandika. Picha ndogo ya mlalo ya pini ya kushinikiza inaonekana kwa eneo hilo.
Image -
Chagua pin ya eneo hilo. Folda inahamishwa hadi kwenye Orodha Iliyobandikwa na pini ya mlalo ya kusukuma inabadilika kuwa pini ya wima ya kusukuma.
Image - Ili kubandua eneo, chagua pini wima ya kubofya ili kuibadilisha kuwa pini mlalo na kuiondoa kwenye orodha Iliyobandikwa.
Mstari wa Chini
Unapotaka nakala ya laha kazi au kitabu chote cha kazi ambacho hakuna mtu anayeweza kuhariri na kila mtu anaweza kutazama, kubadilisha au kuhifadhi faili zako za Excel katika umbizo la PDF. Faili ya PDF (Portable Document Format) inaruhusu wengine kutazama hati bila kuhitaji programu asili, kama vile Excel, iliyosakinishwa kwenye kompyuta zao. Badala yake, watumiaji hufungua faili kwa kutumia programu ya kusoma PDF bila malipo kama vile Adobe Acrobat Reader.
Kuhifadhi Laha Inayotumika katika Umbizo la PDF
Wakati wa kuhifadhi faili katika umbizo la PDF, kwa chaguo-msingi, laha-kazi ya sasa au inayotumika pekee ndiyo huhifadhiwa.
Ili kuhifadhi lahakazi ya Excel katika umbizo la PDF:
-
Chagua Faili.
Image -
Chagua Hifadhi Kama ili kufungua dirisha la Hifadhi Kama.
Image -
Chagua eneo unapotaka kuhifadhi faili.
Image -
Ingiza jina la faili.
Image -
Chagua Hifadhi kama aina kishale cha chini.
Image -
Sogeza kwenye orodha ili kupata na kuchagua PDF (.pdf).
Image -
Chagua Hifadhi ili kuhifadhi faili katika umbizo la PDF na ufunge dirisha.
Image
Hifadhi Kitabu Kizima cha Kazi katika Umbizo la PDF
Chaguo chaguomsingi la Hifadhi Kama huhifadhi laha-kazi ya sasa katika umbizo la PDF. Fuata hatua hizi ili kuhifadhi kitabu chako chote cha kazi kama faili ya PDF:
-
Chagua Faili > Hifadhi Kama.
Image -
Chagua Vinjari ili kufungua kisanduku kidadisi cha Hifadhi Kama.
Image -
Chagua Hifadhi kama aina ili kufungua orodha kunjuzi na uchague PDF. Kitufe cha Chaguzi kinaonekana kwenye kisanduku cha kidadisi cha Hifadhi Kama.
Image -
Chagua Chaguo ili kufungua kisanduku cha mazungumzo cha Chaguo.
Image -
Chagua Kitabu Kizima katika Chapisha sehemu gani.
Image -
Chagua Sawa ili kurudi kwenye kisanduku kidadisi cha Hifadhi Kama.
Image - Chagua Hifadhi ili kuhifadhi kitabu cha kazi katika umbizo la PDF na ufunge kisanduku cha mazungumzo.
Hifadhi Kiotomatiki kwenye OneDrive
Ukitumia Microsoft 365, Excel huhifadhi kazi yako kiotomatiki unapochagua kuhifadhi faili kwenye akaunti yako ya hifadhi ya wingu ya OneDrive. Faili zako zinapohifadhiwa kwenye OneDrive, hati huhifadhiwa kiotomatiki kila baada ya sekunde chache, na hivyo kuondoa hitaji la wewe kuendelea kuchagua Hifadhi au kutumia vitufe vya njia za mkato.
Ili kitendakazi cha Hifadhi Kiotomatiki kifanye kazi, hifadhi hati mahali katika folda yako ya OneDrive. Kitendaji cha Hifadhi Kiotomatiki hakifanyi kazi na eneo lolote kwenye Kompyuta yako au Mac.
Ikiwa una Microsoft 365 na uhifadhi faili zako kwenye OneDrive, washa Hifadhi Kiotomatiki kwa kuchagua swichi ya kugeuza katika kona ya juu kushoto ya skrini ya Excel. Ikiwezeshwa, swichi itasema Washa. Ili kuzima kipengele na kuhifadhi kazi yako mwenyewe, kibadilishe kiwe Zima.
