Njia 23 Bora za Mkato za Excel

2024 Mwandishi: Abigail Brown | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-01 13:53

Jifunze funguo za njia za mkato za kawaida za Excel na unufaike na Excel kwa ukamilifu wake. Kuna njia za mkato zinazounda maandishi, kutumia fomati za nambari, kuzunguka laha ya kazi na kufanya hesabu.

Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; na Excel kwa Microsoft 365.

Ingiza Laha Mpya ya Kazi katika Excel

Unapotaka kuingiza laha kazi mpya kwenye kitabu cha kazi, tumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Shift+F11

Unapoingiza njia hii ya mkato, laha kazi mpya inawekwa kwenye kitabu cha kazi cha sasa. Ili kuongeza laha za kazi zaidi, bonyeza na ushikilie kitufe cha Shift, bonyeza F11, na uachie vitufe vyote viwili.

Funga Maandishi kwenye Mistari Miwili katika Excel

Ikiwa maandishi katika kisanduku huvuka mpaka wa seli, funga maandishi ili maandishi yote yawe ndani ya kisanduku. Katika Excel, inawezekana kuweka seli zijifunge kiotomatiki, lakini hakuna hotkey moja ambayo hufanya hivyo kwa amri moja.

Ili kuweka kisanduku kufungwa kiotomatiki, chagua kisanduku na ubonyeze njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+1

Hii itafungua kisanduku cha mazungumzo cha Umbiza Seli. Nenda kwenye kichupo cha Mpangilio, na uchague kisanduku tiki cha Funga maandishi. Maandishi hujifunika kiotomatiki ndani ya kisanduku.

Mbinu nyingine ni kuingiza kikatizo cha mstari wewe mwenyewe katika maandishi ya kisanduku kwa kuchagua kisanduku unachotaka kuhariri na kubofya kitufe cha F2. Hii inabadilisha kisanduku kuwa modi ya Kuhariri. Kisha, chagua mahali katika maandishi unapotaka kukatika kwa mstari na ubonyeze Alt+Enter Hii inasogeza maandishi mengine hadi mstari unaofuata na kutoshea maandishi yote ndani ya kisanduku.

Ongeza Tarehe ya Sasa

Ikiwa unahitaji kuweka tarehe kwenye kisanduku chochote cha lahakazi yako, kuna njia rahisi ya mkato ya kibodi kwa hilo:

Ctrl+; (Semicoloni)

Njia hii ya mkato inafanya kazi iwe umebofya mara moja kwenye kisanduku, au umebofya mara mbili kwenye kisanduku ili kuingiza modi ya Kuhariri. Njia ya mkato inaingiza tarehe ya sasa kwenye kisanduku.

Njia hii ya mkato ya kibodi haitumii chaguo za kukokotoa za LEO; tarehe haibadiliki kila wakati laha ya kazi inapofunguliwa au kuhesabiwa upya.

Jumla ya Data katika Excel Kwa Kutumia Vifunguo vya Njia za mkato

Unapotaka kujumlisha data katika safu mlalo na pia safu wima, tumia njia ya mkato ya kibodi kuchomeka kitendakazi cha Excel SUM kwenye lahakazi yako. Mchanganyiko muhimu wa kuingiza kitendakazi cha SUM ni:

Alt+=(Alama Sawa)

Njia hii ya mkato inajumlisha visanduku vyote vilivyo karibu juu ya kisanduku kilichochaguliwa katika lahakazi.

Kutumia njia hii ya mkato ya kibodi katika lahakazi:

Chagua kisanduku chini ya safu unayotaka kujumlisha ili kuifanya kisanduku kinachotumika.
Bonyeza na ushikilie kitufe cha Alt kwenye kibodi.
Bonyeza na uachie ishara sawa (=) kwenye kibodi.
Toa kitufe cha Alt.
Kitendo cha kukokotoa cha SUM huonyeshwa katika kisanduku cha muhtasari na safu ya visanduku juu yake zikiangaziwa kama hoja ya chaguo la kukokotoa la SUM.
Bonyeza kitufe cha Ingiza ili kukamilisha utendakazi.
Jibu linaonekana katika kisanduku cha muhtasari.

Ikiwa kitendakazi cha SUM kimeingizwa katika eneo lingine kando na safu mlalo au safu wima iliyojazwa nambari, safu ya visanduku vilivyochaguliwa kama hoja ya chaguo hili inaweza kuwa si sahihi. Ili kubadilisha fungu la visanduku lililochaguliwa, angazia fungu sahihi la visanduku kabla ya kubofya kitufe cha Enter ili kukamilisha utendakazi.

SUM imeundwa kuingizwa chini ya safu wima ya data au mwisho wa kulia wa safu mlalo ya data.

Ongeza Wakati wa Sasa

Kama ilivyo kwa njia ya mkato ya tarehe, muda wa sasa unaweza kuongezwa kwenye laha ya kazi kwa kutumia njia maalum ya mkato ya kibodi. Njia ya mkato ya kibodi ya kuongeza saa ya sasa kwenye laha kazi ni:

Ctrl+Shift+: (Coloni)

Njia ya mkato ya muda hufanya kazi iwe kisanduku kimechaguliwa au kiko katika hali ya Kuhariri. Njia ya mkato inaingiza saa ya sasa kwenye kisanduku.

Njia hii ya mkato ya kibodi haitumii chaguo za kukokotoa za SASA; wakati haubadiliki kila laha ya kazi inapofunguliwa au kuhesabiwa upya.

Ingiza Kiungo

Ikiwa unataka kuingiza kiungo mahali popote kwenye lahakazi yako, njia ya mkato ya kibodi ni:

Ctrl+K

Ili kutumia njia hii ya mkato katika lahakazi, fuata hatua hizi:

Katika lahakazi ya Excel, chagua kisanduku unapotaka kuingiza kiungo ili kuifanya kisanduku kinachotumika.
Charaza neno ili kutenda kama maandishi ya kuunga mkono na ubonyeze Enter.
Chagua kisanduku tena uifanye kisanduku amilifu.
Bonyeza Ctrl na K vitufe kwenye kibodi ili kufungua kidirisha cha Ingiza Kiungo kidirisha sanduku.
Katika kisanduku cha maandishi cha Anwani, andika URL kamili kama vile https://spreadsheets.lifewire.com.
Chagua Sawa ili kukamilisha kiungo na kufunga kisanduku cha mazungumzo.
Maandishi ya nanga katika kisanduku ni ya buluu na yamepigiwa mstari kuashiria kuwa ina kiungo.

Onyesha Mifumo

Unapotaka kukagua fomula ambazo zimefichwa nyuma ya seli au unataka kupata visanduku vilivyo na fomula, tumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+` (Lafudhi Kaburi)

Ili kuangalia fomula katika laha kazi kwa hitilafu, angazia laha yote ya kazi na utumie njia hii ya mkato kuonyesha fomula zote. Chagua fomula na Excel inaongeza muhtasari wa rangi karibu na marejeleo ya seli zinazotumiwa katika fomula. Hii inafuatilia data iliyotumika katika fomula.

Tendua Kuandika na Makosa katika Excel

Ukifanya makosa unapoandika kwenye kisanduku, ukiandika fomula, ukitumia rangi ya kisanduku, au uumbizaji maandishi, tumia kipengele cha Tendua katika Excel na uanze upya. Mchanganyiko wa vitufe vya njia ya mkato ya kibodi kutengua mabadiliko ni:

Ctrl+Z

Tendua kufuta vitendo vyako katika mpangilio wa kinyume ambao ulizitumia.

Ili kutengua matendo yako:

Bonyeza CTRL na Z funguo kwa wakati mmoja.
Badiliko la mwisho ulilofanya kwenye laha ya kazi limebatilishwa.
Bonyeza CTRL+Z tena ili kutendua mabadiliko uliyofanya awali.
Bonyeza CTRL+Z hadi ubatilishe mabadiliko yote ambayo hutaki katika laha ya kazi.

Chagua Visanduku Visivyokaribiana

Chagua visanduku vingi katika Excel unapotaka kufuta data, tumia uumbizaji kama vile mipaka au uwekaji kivuli, au tumia chaguo zingine kwenye sehemu kubwa za laha ya kazi zote kwa wakati mmoja.

Wakati visanduku hivi havipo katika mtaa unaokaribiana, unaweza kuchagua visanduku visivyo karibu. Hili linaweza kufanywa kwa kutumia kibodi na kipanya pamoja au kwa kutumia kibodi pekee.

Tumia Kibodi katika Hali Iliyoongezwa

Ili kuchagua visanduku visivyo karibu kwa kibodi pekee, tumia kibodi katika Hali Iliyoongezwa ya Uteuzi. Ili kuwezesha Uteuzi Uliorefushwa, bonyeza F8 kitufe kwenye kibodi. Ili kuzima hali ya Uteuzi Uliorefushwa, bonyeza Shift na F8 vitufe kwa pamoja..

Chagua Seli Moja Zisizokaribiana katika Excel Kwa Kutumia KibodiChagua kisanduku cha kwanza.
Bonyeza na uachie kitufe cha F8 kwenye kibodi ili kuanza Hali ya Uteuzi Uliorefushwa.
Bila kuhamisha kishale cha seli, bonyeza na uachie vitufe vya Shift+F8 ili kuzima hali ya Uteuzi Uliorefushwa.
Tumia vitufe vya vishale kwenye kibodi ili kusogea hadi kwenye seli inayofuata unayotaka kuangazia.
Bonyeza F8.
Bonyeza Shift+F8 ili kuangazia kisanduku cha pili.
Hamisha hadi kisanduku kifuatacho unachotaka kuchagua.
Bonyeza F8.
Bonyeza Shift+F8.
Endelea kuchagua visanduku vya ziada hadi visanduku vyote unavyotaka kuangazia vichaguliwe.

Chagua Seli Zilizokaribiana na Zisizokaribiana katika Excel ukitumia KibodiFuata hatua zilizo hapa chini ikiwa safu unayotaka kuchagua ina mchanganyiko wa visanduku vilivyo karibu na mahususi kama inavyoonyeshwa kwenye picha iliyo hapo juu.

Hamishia kishale kisanduku hadi kisanduku cha kwanza katika kikundi cha visanduku unachotaka kuangazia.
Bonyeza na uachie kitufe cha F8 kwenye kibodi ili kuanza Hali ya Uteuzi Uliorefushwa.
Tumia vitufe vya vishale kwenye kibodi ili kupanua masafa yaliyoangaziwa ili kujumuisha visanduku vyote kwenye kikundi.
Pamoja na visanduku vyote kwenye kikundi kilichochaguliwa bonyeza na uachie vitufe vya Shift+F8 kwenye kibodi pamoja ili kuzima Hali Iliyoongezwa ya Uteuzi.
Tumia vitufe vya vishale kwenye kibodi ili kusogeza kishale cha seli kutoka kwa kikundi ulichochagua cha visanduku.
Kundi la kwanza la visanduku linasalia kuangaziwa.
Ikiwa kuna visanduku vingi vilivyowekwa katika vikundi ungependa kuangazia, bonyeza F8, chagua visanduku visivyo karibu ili kuviangazia, kisha ubofye Shift+F8.

Nenda kwa Visanduku katika Laha ya Kazi ya Excel

Tumia kipengele cha Go To katika Excel ili kuelekeza kwa haraka visanduku tofauti katika lahakazi. Laha za kazi zilizo na safu wima na safu mlalo chache ni rahisi kuona kwenye skrini, lahakazi kubwa zaidi si rahisi sana.

Ili kuruka kutoka eneo moja la laha ya kazi hadi lingine, fuata hatua hizi:

Bonyeza kitufe cha F5 kwenye kibodi ili kufungua kisanduku cha mazungumzo cha Go To.
Kwenye kisanduku cha maandishi cha Rejea, charaza marejeleo ya seli ya lengwa unayotaka.
Chagua Sawa au bonyeza Ingiza.
Kisanduku cheusi kinachozingira kisanduku amilifu kinaruka hadi kwenye seli uliyorejelea.

Rudufu Data kwa Amri ya Kujaza

Iwapo unahitaji kuingiza data sawa kama vile maandishi au nambari katika idadi ya visanduku vilivyo karibu kwenye safu wima, tumia amri ya Jaza Chini.

Tekeleza amri ya Jaza Chini katika lahajedwali ya Excel ukitumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+D

Hivi ndivyo jinsi ya kutumia njia ya mkato ya kibodi ya Jaza Chini:

Charaza nambari kwenye kisanduku.
Bonyeza na ushikilie kitufe cha Shift kwenye kibodi.
Bonyeza na ushikilie kitufe cha Mshale wa Chini ili kupanua kivutio cha uteuzi katika mwelekeo wowote.
Toa funguo zote mbili.
Bonyeza vitufe vya CTRL na D kwenye kibodi kwa wakati mmoja.
Visanduku vilivyoangaziwa hujazwa na data sawa na kisanduku asili.

Tekeleza Uumbizaji wa Italiki

Tumia uumbizaji wa italiki kwa kisanduku chochote katika Excel kwa kutumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+I

Ili kuondoa uumbizaji wa italiki kwenye kisanduku chochote, tumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+3

Uumbizaji huu unaweza kutumika kwa kisanduku kimoja, au kwa visanduku vingi vilivyochaguliwa kwa wakati mmoja.

Tekeleza Uumbizaji wa Nambari

Njia kadhaa za mkato za kibodi hutumia mabadiliko ya umbizo kwa nambari katika lahakazi.

Ili kutumia umbizo la nambari ya Jumla, chagua kisanduku na ubonyeze:

Ctrl+Shift+~ (Tilde)

Ili kutumia umbizo la Nambari linaloongeza nafasi mbili za desimali na kitenganishi cha maelfu kwa nambari, chagua kisanduku na ubonyeze:

Ctrl+Shift+! (Mshangao)14 kati ya 23

Tekeleza Umbizo la Sarafu

Kama ungependa nembo ya Dola ($) itumike kwa thamani ya sarafu katika lahakazi, tumia umbizo la Sarafu.

Ili kutumia umbizo la Sarafu kwenye data, chagua kisanduku na ubonyeze:

Ctrl+Shift+$ (Alama ya Dola)

Muundo wa Sarafu huongeza Ishara ya Dola mbele ya nambari, hutumia kitenganishi cha maelfu, na kuongeza nafasi mbili za desimali baada ya nambari.

Tumia Uumbizaji Asilimia

Ili kutumia umbizo la Asilimia lisilo na sehemu za desimali, chagua kisanduku na ubonyeze:

Ctrl+Shift+% (alama ya Asilimia)

Unapochagua kisanduku na kutumia njia hii ya mkato, itazidisha thamani katika kisanduku kwa 100 na kuongeza Asilimia ya Alama (%) baada ya nambari.

Kabla hujatumia umbizo la Asilimia, hakikisha kwamba data katika kisanduku iko katika umbizo la Nambari yenye nafasi mbili za desimali. Umbizo la Asilimia huhamisha eneo la desimali tarakimu mbili kwenda kulia na kugeuza thamani kuwa asilimia nzima ya nambari.

Chagua Seli Zote katika Jedwali la Data la Excel

Ikiwa ungependa kuchagua kila kisanduku kimoja katika lahakazi ya Excel, tumia njia hii ya mkato ya kibodi:

Ctrl+A

Hii huchagua laha nzima, na umbizo la kawaida linaweza kutumika kwa kila seli kwa wakati mmoja. Hii inahakikisha kuwa data imeumbizwa sawa katika laha nzima, ama kabla au baada ya kuingiza data.

Chagua Safu Mlalo Nzima katika Excel Kwa Kutumia Vifunguo vya Njia ya mkato

Mchanganyiko muhimu wa kuchagua safu mlalo ni:

Shift+Spacebar

Kabla ya kutumia ufunguo huu wa njia ya mkato, chagua kisanduku kwenye safu mlalo unayotaka kuangazia (sio lazima kiwe kisanduku cha kushoto kabisa). Baada ya kutumia njia ya mkato, safu mlalo iliyo na seli inayotumika itaangaziwa.

Tumia njia hii ya mkato unapotaka kutumia umbizo la kawaida kwenye safu mlalo moja katika laha ya kazi, kama vile safu mlalo ya kichwa.

Hifadhi katika Excel

Wakati wowote unaposhughulikia laha ya kazi, tumia mchanganyiko huu wa vitufe vya njia ya mkato ili kuhifadhi data:

Ctrl+S

Kama hii ni mara ya kwanza laha kazi inahifadhiwa, kisanduku kidadisi cha Hifadhi Kama kinafungua. Faili inapohifadhiwa kwa mara ya kwanza lazima vipande viwili vya habari vibainishwe kwenye kisanduku cha kidadisi cha Hifadhi Kama:

Jina la faili (hadi herufi 255 ikijumuisha nafasi).
Mahali (folda) ambapo faili itahifadhiwa.

Baada ya faili kuhifadhiwa kwa kutumia kisanduku kidadisi cha Hifadhi Kama, inachukua sekunde chache kuhifadhi faili yako unapofanya kazi kwa kutumia njia hii ya mkato. Ikiwa laha ya kazi imehifadhiwa hapo awali, kiashiria cha kipanya kinabadilika hadi ikoni ya hourglass na kisha kurudi kwenye ishara nyeupe ya kawaida ya kuongeza.

Badilisha Tarehe

Badilisha tarehe za nambari katika laha ya kazi kuwa umbizo linalojumuisha siku, mwezi, mwaka. Kwa mfano, kubadilisha 2/2/19 hadi 2-Feb-19.

Ili kubadilisha nambari kuwa tarehe, tumia njia hii ya mkato:

Ctrl+Shift+ (Alama ya Pauni)

Ili kutumia njia hii ya mkato, chagua kisanduku ambacho kina tarehe na utumie njia ya mkato. Njia hii ya mkato ya kibodi inahakikisha kuwa uumbizaji wa tarehe katika laha ya kazi ni wa kawaida kwenye laha nzima.

Umbiza Wakati wa Sasa

Sawa na njia ya mkato ya umbizo la tarehe, pia kuna njia ya mkato ya kibodi ya Excel inayopatikana ili kufomati kisanduku chochote kilicho na data ya saa kuwa saa, dakika na umbizo la AM/PM. Kwa mfano, kubadilisha 11:15 hadi 11:15 AM.

Ili kutumia umbizo la Saa, bonyeza:

Ctrl+Shift+2

Tumia njia ya mkato ya umbizo la Saa kwenye kisanduku kimoja au kwenye visanduku vingi na uweke miundo yote ya tarehe sawa kwenye laha yako yote ya kazi.

Badilisha Kati ya Laha za Kazi

Kama njia mbadala ya kutumia kipanya, tumia njia ya mkato ya kibodi kubadilisha kati ya laha za kazi katika Excel.

Ili kuhama hadi laha inayofuata upande wa kulia, bonyeza:

Ctrl+PgDn

Ili kuhama hadi laha inayofuata upande wa kushoto, bonyeza:

Ctrl+PgUp

Ili kuchagua laha nyingi za kazi kwa kutumia kibodi, bonyeza: Ctrl+Shift+PgUp ili kuchagua kurasa zilizo upande wa kushoto, au Ctrl+Shift+PgDnili kuchagua kurasa upande wa kulia.