Unapokuwa na kiasi kikubwa cha data, inaweza kulemea ikiwa haijapangwa vizuri kwenye kitabu chako cha kazi. Jifunze mbinu mbalimbali za kupanga data katika Excel ili kupata matokeo bora na kurahisisha lahajedwali zako kudhibiti.
Maagizo katika makala haya yanatumika kwa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel kwa Microsoft 365, Excel Online, na Excel kwa Mac.
Chagua Data ya Kupangwa
Kabla ya data kupangwa, Excel inahitaji kujua masafa kamili yatakayopangwa. Excel itachagua maeneo ya data husika mradi tu data itimize masharti haya:
- Hakuna safu mlalo au safu wima tupu katika eneo la data inayohusiana.
- Safu mlalo na safu wima tupu ziko kati ya maeneo ya data husika.
Excel huamua kama eneo la data lina majina ya sehemu na haijumuishi safu mlalo kwenye rekodi zitakazopangwa. Kuruhusu Excel kuchagua safu ya kupangwa kunaweza kuwa hatari, haswa kwa idadi kubwa ya data ambayo ni ngumu kukagua.
Ili kuhakikisha kuwa data sahihi imechaguliwa, angazia fungu la visanduku kabla ya kuanza kupanga. Ikiwa safu sawa itapangwa mara kwa mara, mbinu bora zaidi ni kuipa Jina.
Panga Ufunguo na Panga Agizo katika Excel
Kupanga kunahitaji utumiaji wa ufunguo wa kupanga na mpangilio wa kupanga. Ufunguo wa kupanga ni data katika safu wima au safu wima unazotaka kupanga na inatambuliwa na kichwa cha safu au jina la sehemu. Katika picha iliyo hapa chini, vitufe vya kupanga vinavyowezekana ni Kitambulisho cha Mwanafunzi, Jina, Umri, Mpango na Mwezi Ulioanza.
Panga Data Haraka
Ili kupanga upesi, chagua kisanduku kimoja kwenye safu iliyo na ufunguo wa kupanga. Kisha chagua jinsi unavyotaka data kupangwa. Hivi ndivyo jinsi:
- Chagua kisanduku kwenye safu iliyo na ufunguo wa kupanga.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Panga na Chuja ili kufungua menyu kunjuzi ya chaguo za kupanga.
- Chagua jinsi ungependa kupanga data. Chagua mpangilio wa kupanda au kushuka.
Unapotumia Panga na Kichujio, chaguo za kupanga katika orodha kunjuzi hubadilika kulingana na aina ya data katika safu iliyochaguliwa. Kwa data ya maandishi, chaguo ni Panga A hadi Z na Panga Z hadi A. Kwa data ya nambari, chaguo ni Panga Ndogo hadi Kubwa Zaidi na Panga Kubwa hadi Ndogo Zaidi.
Panga Safu Wima Nyingi za Data katika Excel
Mbali na kupanga upangaji wa haraka kulingana na safu wima moja ya data, kipengele maalum cha kupanga cha Excel hukuruhusu kupanga kwenye safu wima nyingi kwa kubainisha vitufe vya kupanga vingi. Katika aina za safu wima nyingi, vitufe vya kupanga vinatambuliwa kwa kuchagua vichwa vya safu wima katika kisanduku cha kidadisi cha Panga.
Kama ilivyo kwa kupanga kwa haraka, vitufe vya kupanga hufafanuliwa kwa kutambua vichwa vya safu wima au majina ya sehemu, katika jedwali lililo na ufunguo wa kupanga.
Panga kwenye Safu Wima Nyingi Mfano
Katika mfano ulio hapa chini, data katika masafa ya A2 hadi E12 imepangwa kwenye safu wima mbili za data. Data hupangwa kwanza kwa jina na kisha kwa umri.
Ili kupanga safu wima nyingi za data:
- Angazia safu ya visanduku vya kupangwa. Katika mfano huu, visanduku A2 hadi E12 vimechaguliwa.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Panga na Chuja ili kufungua orodha kunjuzi.
- Chagua Mpangilio Maalum ili kufungua kisanduku cha kidadisi cha Panga.
- Weka tiki karibu na Data yangu ina vichwa.
- Chini ya kichwa cha Safu, chagua Panga kwa kishale cha chini na uchague Jina kutoka kwenye orodha kunjuzi ili kupanga data kwanza. kwa safu ya Jina.
- Chini ya Panga kwenye kichwa, acha mpangilio kama Thamani za Seli. Upangaji unatokana na data halisi iliyo kwenye jedwali.
- Chini ya kichwa cha Agizo, chagua kishale cha chini na uchague Z hadi A ili kupanga data ya Jina kwa mpangilio wa kushuka.
- Chagua Ongeza Kiwango ili kuongeza chaguo la aina ya pili.
- Chini ya kichwa cha Safu wima, chagua Kisha kwa kishale cha chini na uchague Umri ili kupanga rekodi zilizo na nakala za majina kulingana na safu wima ya Umri.
- Chini ya kichwa cha Agizo, chagua Kubwa hadi Ndogo kutoka kwenye orodha kunjuzi ili kupanga data ya Umri kwa utaratibu wa kushuka.
- Chagua Sawa ili kufunga kisanduku kidadisi na kupanga data.
Kutokana na kufafanua ufunguo wa aina ya pili, ulioonyeshwa katika mfano ulio hapa chini, rekodi mbili zilizo na thamani zinazofanana za sehemu ya Jina hupangwa kwa mpangilio wa kushuka kwa kutumia sehemu ya Umri. Hii inasababisha rekodi ya mwanafunzi Wilson J., umri wa miaka 21, kuwa kabla ya rekodi ya Wilson P., umri wa miaka 19.
Safu Mlalo ya Kwanza: Vichwa vya Safu au Data
Msururu wa data uliochaguliwa kwa kupanga katika mfano ulio hapo juu ulijumuisha vichwa vya safu wima juu ya safu mlalo ya kwanza ya data. Safu mlalo hii ina data ambayo ni tofauti na data katika safu mlalo zinazofuata. Excel iliamua kuwa safu mlalo ya kwanza ina vichwa vya safu wima na ikarekebisha chaguo zinazopatikana katika kisanduku cha kidadisi cha Panga ili kujumuisha.
Excel hutumia uumbizaji ili kubaini kama safu mlalo ina vichwa vya safu wima. Katika mfano ulio hapo juu, vichwa vya safu wima ni fonti tofauti na data iliyo katika safu mlalo zingine.
Ikiwa safu mlalo ya kwanza haina vichwa, Excel hutumia herufi ya safu wima (kama vile Safu wima D au Safu wima E) kama chaguo katika chaguo la Safu wima ya kisanduku cha kidadisi cha Panga.
Excel hutumia tofauti hii kufanya uamuzi ikiwa safu mlalo ya kwanza ni safu mlalo ya kichwa. Excel ikifanya makosa, kisanduku cha kidadisi cha Panga kina kisanduku tiki cha vichwa ambacho kinabatilisha uteuzi huu otomatiki.
Panga Data kwa Tarehe au Saa katika Excel
Mbali na kupanga data ya maandishi kwa alfabeti au nambari kutoka kubwa hadi ndogo zaidi, chaguo za kupanga za Excel ni pamoja na kupanga thamani za tarehe. Maagizo ya kupanga yanayopatikana kwa tarehe ni pamoja na:
- Mpangilio wa kupanda: Kongwe hadi mpya zaidi.
- Mpangilio wa kushuka: Mpya hadi wa zamani zaidi.
Panga Haraka dhidi ya Sanduku la Maongezi ya Panga
Tarehe na saa ambazo zimeumbizwa kama data ya nambari, kama vile Tarehe Iliyokopwa katika mfano ulio hapo juu, tumia mbinu ya kupanga haraka kupanga kwenye safu wima moja. Kwa aina zinazohusisha safu wima nyingi za tarehe au nyakati, tumia kisanduku cha Panga mazungumzo kwa njia sawa na kupanga safu wima nyingi za nambari au data ya maandishi.
Panga kwa Tarehe Mfano
Ili kupanga upesi kwa tarehe kwa mpangilio wa kupanda, kutoka ya zamani hadi mpya zaidi:
- Angazia safu ya visanduku vya kupangwa. Ili kufuata mfano ulio hapo juu, angazia visanduku vya G2 hadi K7.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Panga na Chuja ili kufungua orodha kunjuzi.
- Chagua Mpangilio Maalum ili kufungua kisanduku cha kidadisi cha Panga.
- Chini ya kichwa cha Safu, chagua Panga kwa kishale cha chini na uchague Zilizokopwa ili kupanga data kwanza kufikia tarehe iliyokopwa.
- Chini ya Panga kwenye kichwa, chagua Thamani za Seli. Upangaji unatokana na data halisi iliyo kwenye jedwali.
- Chini ya kichwa cha Agizo la Panga, chagua Kongwe hadi Mpya Zaidi kutoka kwenye orodha kunjuzi.
- Chagua Sawa kwenye kisanduku cha mazungumzo ili kufunga kisanduku cha mazungumzo na kupanga data.
Iwapo matokeo ya kupanga kulingana na tarehe hayatakuwa kama inavyotarajiwa, data katika safu wima iliyo na ufunguo wa kupanga inaweza kuwa na tarehe au nyakati zilizohifadhiwa kama data ya maandishi badala ya nambari (tarehe na nyakati ni data ya nambari iliyoumbizwa tu.).
Data Mchanganyiko na Upangaji wa Haraka
Unapotumia mbinu ya kupanga haraka, ikiwa rekodi zilizo na maandishi na data ya nambari zimechanganywa pamoja, Excel hupanga nambari na data ya maandishi kando kwa kuweka rekodi zilizo na data ya maandishi chini ya orodha iliyopangwa.
Excel pia inaweza kujumuisha vichwa vya safu wima katika matokeo ya kupanga, ikizitafsiri kama safu mlalo nyingine ya data ya maandishi badala ya kama majina ya sehemu za jedwali la data.
Onyo Linalowezekana la Kupanga
Ikiwa kisanduku cha kidadisi cha Panga kinatumika, hata kwa kupanga kwenye safu wima moja, Excel inaweza kuonyesha ujumbe unaokuonya kwamba imekumbana na data iliyohifadhiwa kama maandishi na kukupa chaguo la:
- Panga chochote kinachoonekana kama nambari kama nambari.
- Panga nambari na nambari zilizohifadhiwa kama maandishi tofauti.
Ukichagua chaguo la kwanza, Excel itajaribu kuweka data ya maandishi katika eneo sahihi la matokeo ya kupanga. Chagua chaguo la pili na Excel inaweka rekodi zilizo na data ya maandishi chini ya matokeo ya kupanga, kama vile hufanya kwa upangaji wa haraka.
Panga Data kwa Siku za Wiki au kwa Miezi katika Excel
Unaweza pia kupanga data kulingana na siku za wiki au kwa miezi ya mwaka kwa kutumia orodha maalum iliyojengewa ndani ambayo Excel hutumia kuongeza siku au miezi kwenye laha ya kazi kwa kutumia kishikio cha kujaza. Orodha hizi huruhusu kupanga kwa siku au miezi kwa mpangilio badala ya mpangilio wa alfabeti.
Kama ilivyo kwa chaguo zingine za kupanga, upangaji wa thamani kwa orodha maalum unaweza kuonyeshwa katika kupanda (Jumapili hadi Jumamosi au Januari hadi Desemba) au mpangilio wa kushuka (Jumamosi hadi Jumapili au Desemba hadi Januari).
Katika picha iliyo hapo juu, hatua zifuatazo zilifuatwa ili kupanga sampuli ya data katika masafa ya A2 hadi E12 kwa miezi ya mwaka:
- Angazia safu ya visanduku vya kupangwa.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Panga na Chuja ili kufungua orodha kunjuzi.
- Chagua Mpangilio Maalum ili kufungua kisanduku cha kidadisi cha Panga.
- Chini ya kichwa cha Safu, chagua Mwezi Kuanza kutoka kwenye orodha kunjuzi ili kupanga data kufikia miezi ya mwaka.
- Chini ya kichwa cha Panga, chagua Thamani za Seli. Upangaji unatokana na data halisi iliyo kwenye jedwali.
- Chini ya kichwa cha Agizo, chagua mshale wa chini kando ya chaguo msingi A hadi Z ili kufungua menyu kunjuzi.
- Chagua Orodha Maalum ili kufungua kisanduku cha kidadisi cha Orodha Maalum.
- Katika dirisha la mkono wa kushoto la kisanduku kidadisi, chagua Januari, Februari, Machi, Aprili.
- Chagua Sawa ili kuthibitisha uteuzi na urudi kwenye Panga kisanduku cha mazungumzo.
- Orodha iliyochaguliwa (Januari, Februari, Machi, Aprili) inaonekana chini ya kichwa cha Agizo.
- Chagua Sawa ili kufunga kisanduku cha mazungumzo na kupanga data kulingana na miezi ya mwaka.
Kwa chaguomsingi, orodha maalum huonyeshwa tu kwa mpangilio wa kupanda katika kisanduku cha kidadisi cha Orodha Maalum. Kupanga data kwa mpangilio wa kushuka kwa kutumia orodha maalum baada ya kuchagua orodha inayotaka ili ionyeshwe chini ya kichwa cha Agizo katika kisanduku cha kidadisi cha Panga:
- Chagua kishale cha chini karibu na orodha inayoonyeshwa, kama vile Januari, Februari, Machi, Aprili ili kufungua menyu kunjuzi.
- Kwenye menyu, chagua chaguo la orodha maalum ambalo linaonyeshwa kwa mpangilio wa kushuka, kama vile Desemba, Novemba, Oktoba, Septemba.
- Bofya Sawa ili kupanga data katika mpangilio wa kushuka kwa kutumia orodha maalum.
Panga kwa Safu Mlalo ili Kupanga Upya Safu wima katika Excel
Kama inavyoonyeshwa na chaguo za awali za kupanga, data kwa kawaida hupangwa kwa kutumia vichwa vya safu au majina ya sehemu. Matokeo yake ni kupanga upya safu mlalo au rekodi zote za data. Chaguo la kupanga ambalo halijulikani sana, na halijatumika sana katika Excel ni kupanga kwa safu mlalo, ambayo ina athari ya kupanga upya mpangilio wa safu wima kushoto kwenda kulia katika laha ya kazi.
Sababu moja ya kupanga kwa safu mlalo ni kulinganisha mpangilio wa safu kati ya jedwali tofauti za data. Kwa safu wima katika mpangilio sawa wa kushoto hadi kulia, ni rahisi kulinganisha rekodi au kunakili na kuhamisha data kati ya jedwali.
Weka Mapendeleo Agizo la Safu wima
Ni nadra sana, hata hivyo, kupata safu wima katika mpangilio sahihi kuwa kazi moja kwa moja kutokana na vikwazo vya chaguo za mpangilio wa kupanda na kushuka kwa thamani. Kwa kawaida, inahitajika kutumia mpangilio maalum, na Excel inajumuisha chaguo za kupanga kwa kisanduku au rangi ya fonti au aikoni za umbizo la masharti.
Njia rahisi zaidi ya kuwaambia Excel mpangilio wa safu wima ni kuongeza safu mlalo juu au chini ya jedwali la data lililo na nambari zinazoonyesha mpangilio wa safu wima kutoka kushoto kwenda kulia. Kupanga kwa safu mlalo basi inakuwa jambo rahisi la kupanga safu wima ndogo hadi kubwa zaidi kwa safu mlalo iliyo na nambari.
Upangaji ukishakamilika, safu mlalo iliyoongezwa ya nambari inaweza kufutwa kwa urahisi.
Panga kwa Safu Mlalo Mfano
Katika sampuli ya data iliyotumika kwa mfululizo huu kwenye chaguo za kupanga za Excel, safu wima ya Kitambulisho cha Mwanafunzi imekuwa ya kwanza upande wa kushoto, ikifuatiwa na Jina na kisha Umri.
Katika tukio hili, kama inavyoonyeshwa kwenye picha iliyo hapo juu, nambari zimeongezwa kwenye safu wima ili kuandaa laha kazi ili kupanga upya safu wima ili safu wima ya Mpango iwe ya kwanza upande wa kushoto ikifuatiwa na Mwanzo wa Mwezi, Jina, Umri, na Kitambulisho cha Mwanafunzi.
Hivi ndivyo jinsi ya kubadilisha mpangilio wa safu wima:
- Ingiza safu mlalo tupu juu ya safu mlalo iliyo na majina ya sehemu.
- Katika safu mlalo hii mpya, weka nambari zifuatazo kushoto kwenda kulia kuanzia kwenye safu wima A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Angazia masafa yatakayopangwa. Katika mfano huu, angazia A2 hadi E13.
- Chagua Nyumbani.
- Chagua Panga na Chuja ili kufungua orodha kunjuzi.
- Chagua Mpangilio Maalum ili kufungua kisanduku cha kidadisi cha Panga.
- Chagua Chaguo ili kufungua kisanduku cha mazungumzo cha Chaguzi za Panga.
- Katika sehemu ya Mwelekeo, chagua Panga kushoto hadi kulia ili kupanga mpangilio wa safu wima kushoto kwenda kulia katika lahakazi.
- Chagua Sawa ili kufunga kisanduku cha Machaguo cha Panga.
- Kwa mabadiliko ya Mwelekeo, kichwa cha Safu katika kisanduku cha kidadisi cha Panga kinabadilika kuwa Safu.
- Chagua Panga kwa kishale cha chini na uchague Safu ya 2. Hii ndiyo safu mlalo iliyo na nambari maalum.
- Chini ya Panga kwenye kichwa, chagua Thamani za Seli.
- Chini ya kichwa cha Agizo, chagua Ndogo hadi Kubwa kutoka kwenye orodha kunjuzi ili kupanga nambari katika safu mlalo ya 2 kwa mpangilio wa kupanda.
- Chagua Sawa ili kufunga kisanduku cha mazungumzo na kupanga safu wima kushoto kwenda kulia kwa nambari za safu mlalo ya 2.
- Mpangilio wa safu wima huanza na Mpango ukifuatiwa na Mwanzo wa Mwezi, Jina, Umri na Kitambulisho cha Mwanafunzi.
Tumia Chaguo Maalum za Kupanga za Excel ili Kupanga Upya Safu wima
Ingawa aina maalum zinapatikana katika kisanduku cha kidadisi cha Panga katika Excel, chaguo hizi si rahisi kutumia linapokuja suala la kupanga upya safu wima katika lahakazi. Chaguo za kuunda mpangilio maalum unaopatikana katika kisanduku cha mazungumzo cha Panga ni kupanga data kulingana na rangi ya seli, rangi ya fonti na ikoni.
Isipokuwa kila safu tayari imetumiwa uumbizaji wa kipekee, kama vile fonti au rangi tofauti za seli, uumbizaji huo unahitaji kuongezwa kwa visanduku mahususi katika safu mlalo sawa ili kila safu iweze kupangwa upya.
Kwa mfano, kutumia rangi ya fonti kupanga upya safu wima:
- Chagua kila jina la sehemu na ubadilishe rangi ya fonti kwa kila moja. Kwa mfano, badilisha Mpango uwe nyekundu, Mwezi Anza hadi kijani, Jina liwe buluu, Umri uwe chungwa, na Kitambulisho cha Mwanafunzi kuwa zambarau.
- Katika kisanduku kidadisi cha Panga, chagua Panga kwa na uchague Safu ya 2..
- Chini ya Panga kwenye kichwa, chagua Rangi ya Fonti.
- Chini ya kichwa cha Agizo, weka mwenyewe mpangilio wa rangi za majina ya sehemu ili zilingane na mpangilio wa safu wima unaotaka.
- Baada ya kupanga, weka upya rangi ya fonti kwa kila jina la sehemu.
