Njia Muhimu za Kuchukua
- Wafanyakazi mara nyingi hufanya kazi nyingi katika mikutano, na nafasi hiyo huongezeka huku mkutano ukiendelea.
- Si kazi nyingi zote ni mbaya, hata hivyo, na "utendaji chanya" unaweza kuboresha tija.
- Mifumo ya kazi ya mbali inaweza kuongeza vipengele vipya vinavyowavuta wafanyakazi kuelekea majukumu yanayohusiana na mkutano.
Iwapo unafanya kazi ukiwa mbali, kuna uwezekano mkubwa kwamba umefanya kazi nyingi wakati wa mkutano katika wiki iliyopita-na kwa kweli hauko peke yako.
Karatasi mpya iliyotolewa na Microsoft inaweka nambari kwenye tatizo. Ingawa shughuli nyingi zilikuwa nadra katika mikutano midogo mifupi, iliongezeka hadi kufikia viwango vya karibu watu wote katika mikutano ambayo iliendelea kwa zaidi ya saa moja. Walakini, sio habari mbaya zote: karatasi, ambayo iliangazia matumizi ya Timu za Microsoft, inapendekeza njia kadhaa ambazo wafanyikazi wanaweza kuboresha umakini wao.
"FocusAssist for Windows tayari imesafirishwa na inaweza kuwa msaada mkubwa hapa," Dk. Mary Czerwinski, mtafiti mshirika na meneja wa utafiti katika Microsoft, alisema kupitia barua pepe. "Kupanga Muda wa Kuzingatia kupitia Cortana ni chaguo jingine linalopatikana katika Outlook."
Mfanyakazi wa Mbali afanye nini?
Kufanya mambo mengi katika mkutano mara nyingi huchukuliwa kuwa jambo lisilofaa au lisilo na tija, na jarida lilipata hii wakati fulani kuwa kweli. Walakini, watafiti wanasema jambo ngumu zaidi. Si kazi nyingi zote ambazo ni hasi, na zana zinaweza kutumika kuwaongoza wafanyakazi wa mbali kufikia matokeo chanya.
Washiriki walieleza kwa kina manufaa ya kufanya kazi nyingi chanya kwenye shajara isiyokutambulisha. "Sijakatishwa tamaa na mikutano ambayo haikuwa na manufaa kwangu," mmoja alisema.
Wengine walisema wanathamini chaguo la kuzingatia kwa makini inapohitajika, kisha kulenga kwingine wakati sivyo. Washiriki walisema kufanya kazi nyingi uliwasaidia kupata taarifa, kama vile faili zinazohusiana au ubadilishanaji wa barua pepe, muhimu kwa mkutano.
… mbio za marathoni za dakika 80 za kuibua huzuni zina uwezekano mara sita zaidi wa kuhimiza kufanya kazi nyingi.
Dkt. Czerwinski alisema wafanyikazi wa mbali wanaotumia Timu za Microsoft au Windows wanaweza kugeukia Focus Assist na Focus Time ili kuondoa vikengeushi visivyohusika na mkutano na kutenga muda wa kuzingatia kazi maalum. Karatasi inapendelea zana yoyote inayoweka kando matakwa ya nje kwa umakini wa wafanyikazi wakiwa kwenye mkutano.
Vipengele vipya, bora zaidi katika mifumo ya kazi ya mbali vinaweza kwenda mbali zaidi ili kuhimiza utendaji mzuri wa kazi nyingi. Karatasi inapendekeza "hali ya kuzingatia" maalum ya mkutano ili kuwasaidia wafanyikazi kufanya kazi nyingi kwa njia zinazohusiana na mkutano, kama vile kufungua barua pepe au faili katika kiolesura cha mkutano badala ya dirisha au programu nyingine. Hii inaweza kuhimiza utendaji mzuri wa shughuli nyingi huku ikiondoa usumbufu unaopatikana katika programu zingine.
Watafiti pia wanapendekeza zana za ajenda zilizoboreshwa ambazo huwaruhusu wafanyikazi kuondoka kwenye mikutano mapema au kujiunga na mkutano wa katikati ikiwa ni sehemu tu za mkutano zinafaa. Hii inaweza kupambana na adui mkuu wa kila kipindi cha umakini: mikutano mirefu, ya kuchosha.
Wafanyakazi wa Mbali Washiriki Mikutano Mirefu
Kufanya kazi nyingi hakukuwa jambo la kawaida hasa mikutano yote ilipojumlishwa: takriban 30% ya mikutano ilihusisha kufanya kazi nyingi kwa barua pepe, na takriban 24% waliona faili nyingi kufanya kazi nyingi.
Lakini hiyo ilibadilika kadiri muda unavyoendelea. Haishangazi, mikutano iliyochukua muda wa zaidi ya dakika 20 ilionyesha matukio machache ya kufanya kazi nyingi, lakini iliongezwa kwa kasi ya kushangaza kama dawa ya kukutana.
Mkutano wenye urefu wa dakika 20 hadi 40 ulikuwa na uwezekano wa karibu mara mbili wa kuwatuma waliohudhuria kuhangaika kutafuta kazi nyingine, na mbio za marathoni za dakika 80 zilikuwa na uwezekano wa mara sita zaidi kuona wafanyikazi wakikengeushwa.
Ukubwa wa mkutano kama ilivyokuwa, idadi ya watu waliohudhuria-ilikuwa muhimu pia. Mikutano ya ana kwa ana ilihimiza ushiriki mdogo zaidi wa kazi nyingi, na mtu wa tatu hakubadilisha matokeo. Lakini kutumbukia katika majukumu mengine kukawa na uwezekano kadiri nyuso nyingi zilivyoonekana kwenye Hangout ya Video. Kufanya kazi nyingi kulikuwa na uwezekano mara mbili zaidi katika mkutano na watu 10 au zaidi.
Mshiriki mmoja alielezea motisha inayohusiana. "Katika mikutano mikubwa, kama kumbi za miji, huwa nasimama na kusikiliza kwa kweli wakati kitu cha kupendeza kinasemwa," mshiriki alisema. "Muda uliobaki, naonekana kutozingatia kazi hata kidogo."
Data ilijumuisha tokeo lingine dhaifu lakini la kushangaza zaidi: mikutano iliyoratibiwa ni habari mbaya. Mkutano ulioratibiwa ulikuwa na uwezekano wa mara moja na nusu zaidi kuhimiza shughuli nyingi kuliko mkutano wa dharura. Kati ya mikutano iliyoratibiwa, mikutano ya mara kwa mara ndiyo ilikuwa sababu nzuri zaidi za kukatisha tamaa.
"Jinsi mikutano ya mbali huratibiwa na kupangwa huhusishwa kwa kiasi kikubwa na wakati na kwa kiwango gani watu hugawanya mawazo yao," karatasi inahitimisha. Kwa hivyo kabla ya kubofya tuma mwaliko wa mkutano wa saa moja, fikiria upya-isipokuwa ungependa kuwapa wafanyakazi wenzako muda wa kufuta kikasha chao.
