Licha ya kuenea kwa mbinu za mawasiliano ya mtandaoni, barua pepe bado ndizo maarufu zaidi, huku kukiwa na karibu barua pepe bilioni 300 zinazotumwa kila siku mwaka wa 2019. Iwe wewe ni mpya kabisa kutuma barua pepe au umekuwa ukiitumia kwa miongo kadhaa, hakikisha' tena unafuata kanuni za adabu za barua pepe.
Kagua Ujumbe Wako Kabla Ya Kutuma
Baada ya kuweka anwani za wapokeaji wako, kuunda mada ifaayo, kuandika ujumbe wako, na kuambatisha hati kadhaa za usaidizi, rudi nyuma na uhakikishe kuwa umefanya kila kitu sawa:
- Kagua ujumbe. Je, kuna jambo lisiloeleweka? Je, kuna makosa yoyote ya kisarufi au uchapaji? Ulisema yote uliyotaka kusema?
- Angalia vyanzo vyako. Je, kiungo cha chanzo cha nje kinaweza kufafanua maana yako? Je, kiungo kinaweza kumsaidia mpokeaji kupata tovuti haraka?
- Angalia majina ya wapokeaji. Je, umesahau mtu muhimu anayehitaji kuona ujumbe? Je, umeongeza mtu ambaye hapaswi kuona ujumbe?
- Angalia anwani yako. Ikiwa una zaidi ya moja, hakikisha umetuma ujumbe kutoka kwa ufaao zaidi kwa madhumuni ya ujumbe.
- Amua kipaumbele cha ujumbe. Je, ujumbe unahitaji kutambulishwa kama muhimu?
- Ongeza hati zinazotumika. Je, umesahau viambatisho?
Usijibu Wote Kila Wakati
Unapaswa kujua wakati na wakati wa kutojibu Wote kwa barua pepe za kikundi. Ikiwa kila mtu katika barua pepe asili (unayojibu) anahitaji kujua unachosema, tumia Jibu Wote.
Kwa mfano, mtu A anakutumia barua pepe wewe na mtu B ili kupata mawazo kuhusu jinsi ya kusherehekea kumbukumbu ya miaka 10 ya bosi wako pamoja na kampuni. Jibu lako ni muhimu kwa mtu A na mtu B, kwa hivyo tumia Jibu Wote ili kujibu wote wawili.
Iwapo mtu atakutumia mwaliko wa sherehe kupitia barua pepe kwako na kwa marafiki wengine 20, jibu lako si muhimu kwa wapokeaji wengine wa barua pepe, kwa hivyo tumia Jibu kutuma jibu kwa mtumaji asili pekee.
Andika Mistari Yenye Kufaa ya Mada
Ufunguo wa kuandika somo zuri la barua pepe ni kuhakikisha kuwa linanasa kwa ufupi kiini cha ujumbe wako. Hapa kuna mifano michache:
- Mkutano wa Mauzo Umebadilishwa hadi 3:00
- Mwaliko wa Sherehe ya Halloween
- Marekebisho ya Maandishi ya Tovuti
- Picha 20 Bora za Video Wiki Hii
- Maelezo ya Uanachama Wako Mpya
- Kuthibitisha Uteuzi Wako
- Ombi la Wajitolea wa Tukio la Kuchangisha pesa
Ili kufanya mada kuwa bora zaidi, jumuisha hatua unayotaka wapokeaji kuchukua, kama vile:
- Mwaliko wa Sherehe ya Halloween - RSVP kufikia Mei 11
- Marekebisho ya Maandishi ya Tovuti - Yanahitaji Uidhinishaji kufikia Jumanne
Mstari wa Chini
Unaposambaza ujumbe wa barua pepe kutoka kwa mtu mwingine, mweleze mpokeaji mpya kwa nini unaifanya na jinsi unatarajia wanufaike nayo. Kwa mfano, tuseme mteja, Jay, anakutumia swali, na hujui jibu. Sambaza ujumbe kwa mwenzako, Sara, ukiwa na ujumbe unaosema, "Sara, Jay anataka kujua mchakato wa kuingia kwenye tovuti yetu kutoka kwa kifaa chake cha mkononi. Tazama hapa chini kwa maelezo zaidi. Je, unaweza kusaidia?"
Elezea Kwanini UnaCC
Ukimtumia mtu ujumbe wa barua pepe, mweleze mpokeaji mkuu kuwa unafanya hivyo na kwa nini. Kwa mfano, tuseme Jenna anataka kujiunga na klabu yako ya vitabu, na unamtumia taarifa kuihusu. Ungemtumia kiongozi wa klabu ya vitabu, Ann, na kumwandikia Jenna, "Ninamjulisha kiongozi wetu, Ann, ili aone ninachokutuma na kujaza chochote ambacho ningeacha."Unapotumia mchakato huu, Ann pia anajua ni kwa nini anapokea nakala ya ujumbe.
Mstari wa Chini
Ujumbe wa barua pepe unaweza kupotea kwenye barua pepe au kwenye kichujio cha barua taka. Kama heshima, hasa kwa jumbe muhimu (kama vile zilizo na viambatisho au zinazohusiana na tarehe za mwisho), andika dokezo fupi ili kumjulisha mtumaji barua pepe yake imepokelewa. Kwa mfano, kama bosi wako atakutumia mradi mpya wa kufanyia kazi, jibu na, "Nimeelewa, nitaanza kesho."
Tumia Vifupisho Kwa Hasara
Si kila mtu anayejua kila kifupi, kwa hivyo tumia chache iwezekanavyo, na ikiwa tu una uhakika kuwa mpokeaji anajua maana yake. Kuna vifupisho kadhaa ambavyo hutumiwa sana katika mawasiliano ya barua pepe ya biashara. Haya hapa machache:
- HARAKA: Haraka Iwezekanavyo
- BTW: Kwa Njia
- EOD: Mwisho wa Siku
- EOM: Mwisho wa Ujumbe (kawaida hutumika katika mstari wa mada kuashiria hakuna kikundi cha barua pepe cha kufuata)
- EOW: Mwisho wa Wiki
- FYI: Kwa Taarifa Yako
- IMO: Kwa Maoni Yangu
- OOO: Nje ya Ofisi
- Y/N: Ndiyo au Hapana
Mstari wa Chini
Kwa sababu hupati muktadha wa sura za uso na sauti katika barua pepe, si njia nzuri ya kueleza kejeli au ucheshi, hasa kwa wapokeaji ambao huwafahamu vyema. Eleza ujumbe wako kwa urahisi na moja kwa moja, angalau hadi umfahamu mpokeaji vyema zaidi. Iwapo huwezi kujizuia, jumuisha kikaragosi cha kutabasamu au kucheka ili kuonyesha unatania.
Chagua Mwisho Unaofaa
Wakati mwingine ni vigumu kujua jinsi ya kutamatisha ujumbe wa barua pepe. Hapa kuna mapendekezo machache, kulingana na hali:
- Asante au Shukrani Nyingi: Ikiwa unaomba kibali.
- Pendo au Hugs: Ikiwa mpokeaji ni rafiki au mwanafamilia.
- Cheers au Bora: Ikiwa mpokeaji ni mtu anayefahamiana naye kawaida.
- Wako: Ikiwa ujumbe wako ni rasmi.
- Hongera sana au Heshima: Ikiwa unataka kudumisha hali rasmi ya biashara.
